Como a Samsonite estruturou um processo de compras à prova de erros e obteve 177% de ROI

Naquele momento, a operação de compras era praticamente toda manual, feita em grande parte por e-mail, planilhas e arquivos. Por isso, a equipe de compras tinha pouco controle sobre o processo e os procedimentos nem sempre eram seguidos, mesmo quando padronizados. Isso gerava muita dor de cabeça para os auditores e trazia um alto grau de complexidade devido às regras jurídicas, financeiras e tributárias do Brasil.

Por causa do processo ineficiente e não padronizado, alguns departamentos não seguiam os procedimentos oficiais do time de compras. A equipe só ficava sabendo de algumas aquisições quando o fornecedor do produto ou serviço solicitava o pagamento. “Algumas pessoas contornavam o processo porque tínhamos muito pouco controle sobre ele”, diz Mauricio Rizzi, gerente de compras. “Esse era um grande problema para nós e nossos auditores”.

Além disso, o processo manual da equipe não podia ser integrado ao sistema ERP da empresa. Por essa razão, a Samsonite precisava contratar consultores externos para inserir manualmente os dados no sistema, o que causava uma alta incidência de erros e impedia a geração de relatórios rápidos sobre o volume de itens comprados ou o total de gastos.

Ao analisar as soluções existentes no mercado, a Samsonite identificou que a maioria era desproporcional às suas necessidades ou incompatível com o sistema legado da empresa. “Nosso sistema ERP é uma versão mais antiga do J.D. Edwards, da Oracle, e muitas soluções de fluxo de trabalho simplesmente não funcionam com ele”, afirma Rizzi. “O Pipefy é um dos poucos que é flexível e permite esta integração”. Com o apoio da equipe de Customer Success do Pipefy, o time analisou o processo de compras para padronizar os procedimentos de acordo com as políticas internas e as regras fiscais do país.

A estruturação do processo no Pipefy envolveu a organização de aprovações para cada etapa, garantindo conformidade. “O Pipefy permite ter o controle que precisamos para garantir que todos cumpram nossas regras e políticas”, diz Rizzi. “Também cria um registro de fácil acesso para futuras auditorias”. A plataforma passou a centralizar as requisições, eliminando a fragmentação de informações que ocorria anteriormente.

A equipe personalizou formulários para coletar dados essenciais e configurou alertas automatizados para substituir notificações manuais. “Não precisamos mais entrar em contato com as pessoas diretamente para conseguir todas as informações que precisamos”, explica Rizzi. Os alertas automáticos agora notificam os responsáveis assim que uma etapa é concluída, permitindo que a fase seguinte do processo de compra comece de forma imediata.

A implementação do Pipefy permitiu que a Samsonite Brasil alcançasse 100% de gestão sobre suas solicitações de compra, garantindo visibilidade total e padronização. Com a automação de fluxos e a integração com o ERP, a empresa estima ter economizado mais de 2.370 horas em apenas cinco meses. Esse ganho de eficiência operacional, somado à redução de custos com consultores externos para inserção de dados, resultou em um Retorno sobre Investimento (ROI) de 177%.

A automação reduziu drasticamente a necessidade de tarefas manuais e repetitivas, mitigando erros humanos. “Não precisamos mais digitar manualmente as informações nas faturas, assim podemos alocar os membros da equipe para tarefas de maior valor”, comenta Rizzi. A transparência do processo agora permite identificar compras feitas fora do fluxo oficial e definir objetivos estratégicos precisos, como a meta de redução de gastos em 8%, algo que era impossível de monitorar antes da centralização no Pipefy.

Agora, a gestão tem a confiança necessária para lidar com auditorias e responder prontamente à diretoria. Rizzi consegue extrair dados de qualquer etapa do processo, garantindo que a operação esteja sempre em conformidade com as regras financeiras e fiscais. Essa agilidade transformou o setor de compras em uma área mais estratégica e menos dependente de buscas manuais em e-mails ou arquivos físicos.

A Samsonite é líder mundial em malas, bagagem e acessórios de alta qualidade, que combinam estilo, design, qualidade e durabilidade. Seus produtos são vendidos em mais de 100 países na Ásia, América do Norte, Europa e América Latina, no atacado, em lojas próprias e e-commerce.