O que é Automação de Workflow?

Para a maioria dos negócios hoje, processos bem gerenciados (e fáceis de configurar), assim como a automação de workflows, ainda são um sonho. Cortar todas as tarefas simples, mas demoradas, que você deseja ao máximo evitar (mas que você sabe que precisam ser feitas) é algo que toda empresa deve ser capaz de fazer para otimizar suas horas de trabalho.

Para tornar esse sonho realidade na sua empresa, você precisa entender a importância que a automação de processos de negócios tem. Para isso, vale a pena conhecer o conceito geral de automação de fluxo de trabalho. 

Ao usar um sistema de workflow, você pode dar conta de tarefas manuais simples. Mas pode reunir combinações de entradas de dados que permitirão lidar com todos os aspectos mais desafiadores do seu negócio. 

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De forma resumida, a automação de fluxos de trabalho é um meio de ajudar todos a economizar tempo em seus negócios. Automatizar significa simplesmente que você encontrará uma maneira de evitar o desperdício de tempo ao ter uma “máquina” realizando tarefas triviais para você, como:

• enviar e-mails;
• distribuir tarefas;
• acompanhar processos;
• criar alertas.

A automação de fluxos de trabalho é uma ótima maneira de ajudá-lo a lidar com recursos e cenários internos básicos, pois, normalmente, os processos da sua empresa vêm com muitos dados para ajudá-lo a acompanhar seu progresso.

A longo prazo, isso diminui o desperdício de recursos, tempo e dinheiro por parte das empresas. Melhora também o desempenho de processos e de funcionários e aumenta fluxos de receita.

Como funciona a automação de workflow?

Para entender como funciona a automação de workflow, você precisa entender como ela é incluída em um processo. Assim, usaremos um exemplo simples para explicar como a automação poderá ajudá-lo a enxergar seus fluxos de trabalho e, então, decidir quais tarefas podem ser automatizadas.

Digamos que sua empresa venda notebooks. Ter um processo de automação de fluxo de trabalho bem-sucedido ajudaria a garantir que fosse assim:

1. Um cliente liga/acessa o seu site/encontra um representante de vendas para fazer um pedido do seu notebook mais recente;
2. O representante de vendas fará seu pedido pelo telefone, pessoalmente ou online, criando automaticamente um novo cartão de tarefas (se você estiver usando Pipefy, a opção de formulário online é uma ótima maneira de obter informações de seu cliente diretamente para o seu processo);
3. Sua equipe de processamento de clientes, então, pegará o pedido, automaticamente atribuído a ela, e o entregará à equipe de cumprimento;
4. A equipe de cumprimento vai preparar a ordem e empacotá-la, deixando-a pronta para o transporte;
5. A transportadora pegará o notebook e o entregará ao cliente.

Este é um processo muito simples — tão simples quanto um fluxo de trabalho pode ser. E, como vimos, fica ainda mais eficaz por meio da automação das etapas.

A automação do fluxo de trabalho garantirá que todas as etapas desse processo se unam com mais fluidez, permitindo que cada fase ocorra do modo mais rápido e simples possível. A coordenação desse processo pode ser aprimorada por meio do uso de ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho, tornando a duração de todo o processo mais curta.

Todos os funcionários responsáveis por cada fase de seus processos terão acesso às etapas de trabalho e também aos cronogramas e datas estipulados, garantindo que a cooperação em toda a empresa se torne um valor. Também garante que a alta administração possa ver o progresso de todo e qualquer evento dentro do negócio, fornecendo ajuda quando alguma ação estiver travada.

Automatizar o workflow por meio de uma ferramenta de gerenciamento, como o Pipefy, permite minimizar o risco de falha, maximizar a eficiência e evitar erros comuns da automação de processos. Tudo isso garante que suas metas possam ser alcançadas. Além disso, ajuda as pessoas a saber exatamente que ações precisam ser realizadas dentro de cada tarefa.

Automatizar seus fluxos de trabalho permite que você prepare e planeje cada parte do seu negócio com mais facilidade e da maneira correta.

Leia também: O que é hiperautomação?

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