Analistas e gestores de times financeiros sabem o quão fundamental é o processo de contas a pagar e o quanto ele pode ser problemático se não for gerido adequadamente. Obter uma boa gestão financeira não é algo fácil, porém com ferramentas, regras e rotinas bem-definidas é possível obter um fluxo eficiente, ágil e totalmente controlado.
Para fugir de planilhas desorganizadas e pedidos descentralizados, que levam a prazos perdidos e juros altos, é preciso parar e refletir sobre como você tem administrado o processo de contas a pagar. Neste artigo, trazemos as melhores práticas e um tutorial de contas a pagar para você aperfeiçoar a saúde financeira da sua empresa e criar um processo infalível com o Pipefy, obtendo um fluxo de trabalho digitalizado, automatizado e 100% seguro.
1. Diga adeus às principais dores dos times financeiros
Quase tão importante quanto acompanhar os lucros da organização, é crucial acompanhar de perto os gastos da empresa. Com um balanço financeiro saudável, tem-se maior segurança para fazer investimentos, expandir o time, arriscar em estratégias de negócio e muito mais.
Sabemos que é um desafio monitorar despesas e receitas, além de realizar a gestão, controle e pagamento das contas — mesmo com sistemas ERPs. É preciso prever custos, eliminar desperdícios, identificar gargalos e ter visibilidade do processo, de modo que todos os envolvidos fiquem atualizados facilmente. Entre as falhas mais comuns de processos financeiros mal geridos, listamos:
- Processo manual e ineficiente;
- Fluxos de aprovação longos e lentos;
- Pagamentos fraudulentos ou imprecisos;
- Faturas, notas fiscais e documentos perdidos;
- Informações espalhadas em diferentes fontes;
- Excesso de papelada em vez de digitalização;
- Dificuldades para identificar os responsáveis;
- Atrasos de pagamentos e multas de fornecedores.
Estas são as dores principais, sendo que é possível solucionar todas com um sistema dedicado para gerenciar o processo, como o Pipefy, que é responsável por orquestrar toda a operação. Em vez de confiar em planilhas acessadas por várias pessoas, caixas de emails lotadas e pedidos em papel que acumulam com o tempo, prepare-se para transformar seu modo de gerenciamento de contas a pagar com velocidade e segurança.
A automação e digitalização do processo de contas a pagar é essencial para transformar o modo como times financeiros lidam com todas as etapas do processo, das solicitações, gerenciamento de faturas até os relatórios de balanço de fim de mês.
Se você usa softwares de controle financeiro como QuickBooks, Netsuite, Conta Azul e outros, mas não digitalizou as demais etapas do processo (como o recebimento de solicitações), há muito espaço para aperfeiçoamento. Com um processo automatizado e digitalizado, não há brechas para erros, fraudes, atrasos e esquecimentos.
Ao facilitar a vida do time financeiro, você garante mais tempo para focar nas demais atividades e evita as dores de cabeça. Estes são alguns dos benefícios que você obtém ao usar o Pipefy:
- Otimização de processamento e gerenciamento de faturas;
- Registro de atividades centralizado e confiável para auditoria;
- Automatização de fluxos de aprovação para acelerar a operação;
- Informações e arquivos facilmente acessados em um único lugar;
- Colaboração entre os envolvidos e fácil comunicação com o time;
- Controle e visibilidade do começo ao fim do processo, com prazos claros;
- Integrações com sistemas de sua preferência para uma operação sem falhas;
- Padronização do processo, sem margem para erros e sem informações faltantes.
O tutorial que apresentamos aqui se baseia nas melhores práticas do mercado. Com ele, você vai desbloquear um processo de contas a pagar muito mais maduro, eficiente e ágil — e o melhor de tudo: em poucos passos!
2. Tutorial: como gerenciar contas a pagar no Pipefy
Na Galeria de Templates do Pipefy, você encontra um modelo de processo de contas a pagar que funciona como ponto de partida para maiores customizações. O fluxograma a seguir representa parte deste template básico, com algumas adições de fases:
Lembre-se de que este é o começo (e uma versão mais simples) de como um fluxo de contas a pagar pode ser criado no Pipefy; tudo depende das regras internas da sua empresa — sendo que você pode adaptar o processo conforme suas preferências. Vamos conferir cada uma das fases e aprender a enfrentar os desafios listados!
Etapa 01: Solicitação
O primeiro passo de contas a pagar é a própria solicitação, quando prestadores de serviços e fornecedores enviam as faturas de produtos ou serviços para o departamento financeiro. Aqui, o analista responsável deve verificar a compra e conferir todas as informações, além de realizar uma triagem e acionar ou não algum aprovador de acordo com as regras da empresa.
Times de Contas a Pagar são responsáveis pelo relacionamento com fornecedores, ordens de compras e reembolso de funcionários (quando um reembolso é solicitado, cabe à equipe de Contas a Pagar dar andamento ao pagamento). Por isso, desde o primeiro contato, é fundamental reunir todas as informações necessárias para o trabalho.
Empresas gerenciam este primeiro momento de modos variados, seja por emails, planilhas ou notas fiscais físicas. A recomendação é unificar a forma de receber os pedidos: assim você ganha mais agilidade e padronização de informações. Por isso, os formulários do Pipefy são uma solução eficiente.
Formulários: solicitações de contas a pagar padronizadas e sem erros
Qualquer solicitação de contas a pagar é feita por meio de um formulário no Pipefy. Ele pode ser compartilhado com pessoas que não têm acesso ao Pipefy — assim você pode enviá-lo tanto para o time interno como para fornecedores ou prestadores de serviço, com um link compartilhável.
O formulário é customizável e oferece liberdade para você padronizar as solicitações de acordo com as políticas internas da empresa. Os campos podem ser obrigatórios, de modo que nenhum dado importante fique para trás, e também ter regras condicionais, que exibem ou escondem campos conforme as respostas.
Sugestões de campos para o formulário de contas a pagar, compartilhado com o time interno:
- Nome do solicitante;
- Email do solicitante;
- Telefone;
- Departamento do solicitante;
- Categoria da compra;
- Origem do pagamento;
- Centro de custo;
- Fornecedor;
- Anexo da conta / boleto;
- Data de vencimento.
Existem vários tipos de campos no Pipefy, então explore as possibilidades ao editar o seu formulário para ver quais se encaixam melhor em seu cenário.
Kanban: visualização completa e status claros de cada conta a ser paga
Todos os pedidos enviados por meio de formulários caem no fluxo de trabalho do Pipefy, em um quadro kanban em que você pode visualizar cada uma das fases separadas por colunas. Estas fases são totalmente personalizáveis, e você pode adicionar ou retirar etapas conforme as suas necessidades. No template de contas a pagar do Pipefy, seguimos o seguinte modelo: triagem > aprovação > pagamento > pago ou pagamento cancelado.
Depois de baixar o modelo de contas a pagar, você pode customizar as fases. Quando os formulários são enviados, eles são transformados em cards que aparecem na primeira fase do processo, e prosseguem até o final do fluxo. Cada card representa uma solicitação, que reúne todas as informações importantes para que a demanda seja processada.
Conexões: processos financeiros conectados e centralizados
Além dos formulários, é possível receber solicitações através de processos conectados no Pipefy, compartilhando informações entre diferentes processos e garantindo que todos os dados estejam atualizados. Por exemplo, você pode receber pedidos de contas a pagar por:
- Processo de compras: ao atingir a fase de pagamento no processo de compras, uma solicitação é gerada no processo de contas a pagar.
- Processo de reembolsos: quando o reembolso é aprovado no processo de reembolsos, o time de Contas a Pagar recebe a solicitação de pagamento.
- Processo de pagamentos recorrentes: pagamentos de faturas e parcelas recorrentes; um fluxo automatizado que emite solicitações ao processo de Contas a Pagar.
- Processos de RH: as informações compartilhadas podem ser somente as necessárias para o lançamento da informação no sistema e o lançamento do valor no banco para o pagamento, mantendo assim o sigilo das informações sensíveis.
Desse modo, você obtém um fluxo contínuo que atende todos os times financeiros e mantém as demandas visíveis e centralizadas nos cards (valores, datas, anexos). Caso deseje, é possível integrar mais processos que você julgue relevantes e criar cards conectados com informações compartilhadas simultaneamente.
Bancos de dados: todas as informações nas pontas dos dedos
A funcionalidade de banco de dados do Pipefy pode ser personalizada para diferentes funções, criando um verdadeiro acervo de registros com históricos e dados completos.
Por exemplo, no momento da solicitação de contas a pagar, é possível criar campos de banco de dados para centro de custos e fornecedores. Inclusive, criar novos registros no banco de dados é algo fácil e rápido, sem burocracias ou precisar ser feito com outras equipes.
Deste modo, o solicitante pode selecionar um fornecedor e ter todas as informações de forma confiável no fluxo do processo, como nome de contato, endereço, telefone, CNPJ e muito mais. O mesmo vale para o centro de custo, quando o colaborador escolhe o centro desejado. Assim, os nomes dos aprovadores corretos e demais dados são automaticamente vinculados — tudo isso ao conectar um banco de dados ao formulário.
Etapa 02: Aprovação
Após o pedido ser realizado, seja por ação direta do colaborador ou por uma conexão com o processo de compras ou de RH, de reembolsos ou de pagamentos recorrentes, é hora de o analista financeiro verificar os dados da solicitação e acionar as pessoas necessárias.
Normalmente, em processos manuais, temos aqui um momento de análise demorado em que o responsável deve verificar todos os itens da solicitação / nota fiscal e acionar aprovadores por email, telefone ou até mesmo pessoalmente. Inclusive, talvez seja até necessário entrar em contato com o fornecedor ou colaborador caso haja erros na solicitação.
Com um software como o Pipefy, você solicita automaticamente a aprovação de faturas e envia mensagens para os aprovadores certos quando eles precisam revisar um pedido de compra ou um pagamento. Além disso, é possível notificar prestadores de serviço, fornecedores e colaboradores quando a solicitação é aprovada (sem ter que escrever emails do zero).
Regras de automação: mais tempo para a sua equipe
Com as regras de automação, você pode criar inúmeros cenários para agilizar a operação e garantir que erros não ocorram. Por exemplo, é possível criar uma regra para sempre que pagamentos acima de R$ 1000,00 sejam solicitados, um determinado analista seja o responsável pelo pedido, enquanto pagamentos menores são liberados por outra pessoa.
Isso economiza tempo de triagem e garante que as pessoas certas sejam acionadas. O mesmo vale para o centro de custo, pois você pode criar regras para os analistas serem designados conforme o centro de custo. Com este fluxo de aprovação, o aprovador tem visibilidade de todos os dados importantes e dá andamento à solicitação mais rapidamente.
Status de solicitações: todos a par do status de pagamento
Sabemos que as datas de pagamento sempre geram alguma ansiedade em colaboradores, fornecedores e prestadores de serviço. Por isso, em vez de o time financeiro ter que responder perguntas sobre datas constantemente, os próprios beneficiários podem manter-se atualizados sobre o status de cada pedido de pagamento.
Com o rastreamento de solicitações, pessoas externas ao time Financeiro podem verificar o status dos pedidos que abriram sem ter que acionar a equipe, por meio de um link no email. Vale ressaltar que esta opção não é obrigatória e você pode desabilitá-la a qualquer momento. Este é um dos modos de trazer visibilidade para o time de modo rápido e automático.
Integrações: conexões com outros softwares
Além das integrações com os sistemas ERP, como já comentamos, você pode integrar o Pipefy com outros softwares para conectar melhor toda a operação. Ao integrar o Pipefy com o Slack, Microsoft Teams e até mesmo WhatsApp, você pode disparar mensagens automáticas para os aprovadores sempre que eles forem selecionados para analisar algum pedido de pagamento.
Inclusive, o aprovador do centro de custo pode fazer a aprovação do pedido no próprio Slack, por exemplo, sem ter que acessar o Pipefy.
Etapa 03: Informações Faltantes
Mesmo com formulários e campos obrigatórios, eventualmente alguma informação pode ficar para trás, especialmente em compras menos usuais e que fogem do padrão montado para o processo. Nestes casos, o analista financeiro deve envolver o solicitante novamente e esclarecer todos os pontos pendentes antes de seguir com o pagamento.
A etapa de verificação é crucial para evitar pagamentos indevidos, fraudes e garantir que o processo esteja em conformidade com as políticas da empresa. Por isso, a verificação também deve ser rápida para evitar que os prazos fiquem apertados e possíveis juros sejam cobrados.
Emails automáticos: nada de redigir mensagens longas e repetitivas
Se houver informações faltantes, basta enviar um email ao colaborador ou fornecedor pedindo detalhes adicionais. No Pipefy, é possível automatizar o disparo de emails, e criar um template de email com campos dinâmicos. Isso quer dizer que você não precisará escrever os emails do zero, pois eles serão automaticamente criados e preenchidos de acordo com as informações do card (detalhes da nota fiscal e o nome do fornecedor, por exemplo).
No email, basta inserir um link para um formulário de fase que irá coletar os dados faltantes. Toda a troca de emails feita pelo Pipefy é registrada dentro dos respectivos cards, garantindo que as informações fiquem centralizadas e visíveis para todos os envolvidos. Desse modo, fornecedores e terceiros podem inserir documentos faltantes no meio do processo.
Prazos e alertas: chega de pagar juros
Sabemos que é comum que o fluxo de contas a pagar fique cheio em determinados dias do mês e que as contas acumulem. As etiquetas e os filtros de busca ajudam a identificar urgências e categorias de compras com apenas um olhar, e em poucos segundos você já pode acionar pessoas para lidar com cada solicitação. Prazos e alertas notificam analistas e aprovadores, e você não precisa se preocupar com atrasos que geram prejuízo.
No Pipefy, cards emitem alertas para os envolvidos quando estão próximos do vencimento, e você pode criar automações baseadas em datas de pagamento. Por exemplo, quando uma solicitação estiver perto do vencimento, ela é movida automaticamente para a fase de pagamento e o analista responsável é notificado.
Etapa 04: Pagamento
Este é o momento em que o pagamento é efetivamente realizado, depois das verificações e aprovações do responsável pelo centro de custo. Como estamos falando de um processo digitalizado, o analista tem em mãos todas as informações para prosseguir com o pagamento, e pode escolher o método a ser usado (dinheiro, cartão de crédito, cheque, transferência bancária etc).
Centralização de documentos: cards contêm tudo o que você precisa
O ciclo de contas a pagar envolve várias etapas, e normalmente os analistas têm que cruzar informações de diferentes fontes e sistemas. Por isso os cards dos Pipefy são tão valiosos, pois cumprem o papel de centralizar todos os dados de uma solicitação em um único lugar, agrupando informações da nota fiscal, fornecedor, centro de custo, prazos, responsáveis etc.
Tão importante quanto realizar o pagamento é se atentar aos prazos, que podem ser vistos facilmente na área externa dos cards. As automações baseadas em datas e nas movimentação de cards entre as fases garantem que nada saia dos trilhos, e que o processo flua automaticamente. Após os pagamentos, basta anexar o comprovante no card e a solicitação está concluída.
Integrações com ERPs: pagamentos atualizados em outras ferramentas
Caso você utilize ferramentas como o NetSuite e o Quickbooks para fazer os pagamentos, é possível integrá-las ao Pipefy e efetivar o pagamento sem ter que sair da plataforma. Com um campo conectado ao software desejado, basta um clique para que os dados sejam transmitidos e atualizados tanto no ERP como no Pipefy.
Etapa 05: Pago / Pagamento Cancelado
A última fase do processo é a fase de conclusão, quando os cards são movidos para a fase final de pagamento efetivado e acumulam um histórico do que foi contabilizado no período. Caso as solicitações não tenham sido aprovadas lá no começo do processo, elas são movidas para uma fase de pagamentos cancelados, em que você pode verificar os pagamentos negados e os motivos de recusa (detalhados pelo aprovador).
NPS: medindo a qualidade do seu processo
É interessante incluir nesta fase final um disparo de email automático para coletar o NPS, e entender pontos de melhoria com os fornecedores e colaboradores. Você pode criar um template de email e anexar um formulário de fase de NPS — um breve questionário com perguntas sobre experiência do processo, prazos, e um campo para feedbacks.
Os formulários de fase preenchidos atualizam os campos do próprio card, e mais uma vez você tem todas as informações, em uma única fonte centralizada.
3. De olho nos KPIs: nenhum centavo fica para trás
Independentemente do processo financeiro que você gerencia, é primordial acompanhar os KPIs e ficar de olho em relatórios e dados para identificar falhas e oportunidades de melhoria rapidamente.
Com acesso aos dados históricos e centralizados, é muito mais fácil analisar métricas e criar relatórios, principalmente se você consegue extrair todas as informações de uma única fonte. Em contas a pagar, é importante você acompanhar os seguintes indicadores:
- Custo médio das faturas;
- Volume de solicitações por período;
- Prazo médio do ciclo de pagamento;
- Pagamentos realizados fora do prazo;
- Previsibilidade das datas de pagamentos;
- Número de faturas processadas e recebidas.
Estes são alguns dos indicadores mais comuns, porém você pode escolher outros, dependendo do tamanho e do contexto da sua empresa. Por exemplo: você pode medir os pagamentos realizados por cada analista do time, os departamentos com mais solicitações e até mesmo dados de NPS para qualificar a experiência com o processo.
Com o Pipefy, você visualiza e extrai tais informações em relatórios e painéis customizados, criados para mostrar exatamente as variáveis que quer. Você também pode importar os dados do Pipefy para uma planilha e compartilhar com pessoas de fora da plataforma.
Os painéis permitem que você crie gráficos com apenas alguns cliques. Desse jeito, você pode visualizar informações do processo em gráficos, tabelas, barras, formato de pizza e muito mais. Vale ressaltar que não é necessário nenhum conhecimento de código para adicionar ou remover gráficos, bem como para criar relatórios customizados.
4. Um processo eficiente é um processo digitalizado
Existem várias maneiras de gerenciar um processo de contas a pagar. Porém, a melhor maneira de obter agilidade, eficiência e um fluxo à prova de erros é por meio de um processo digitalizado e automatizado.
O Pipefy é a solução para times Financeiros que buscam uma operação inteligente e customizável, que atenda todas as suas exigências e se integre com outras ferramentas da rotina de contas a pagar. As operações financeiras não precisam ser estressantes. Com um sistema dedicado, você cria uma relação melhor com parceiros e colaboradores ao mesmo tempo em que garante o atingimento dos seus KPIs.
Entre os benefícios do processo digitalizado, ressaltamos novamente os seguintes pontos:
- Controle e visibilidade de pagamentos;
- Automação de tarefas repetitivas;
- Integrações com outros sistemas;
- Fluxos de aprovação mais ágeis;
- Rastreabilidade de solicitações;
- Padronização do processo;
- Colaboração entre o time.
O Pipefy permite que você monitore métricas, fluxos de caixa e o status dos pagamentos com facilidade, além de acessar notas fiscais e faturas, colaborar com o time interno e com parceiros e automatizar o trabalho manual. Muito mais do que apenas uma plataforma de gestão para o time Financeiro, aqui você encontra uma ferramenta para orquestrar diferentes partes do processo e integrar sistemas para transformar a sua rotina de trabalho.
