A política de compras de uma empresa consiste em um conjunto de normas internas que orientam as ações e decisões do processo de compras. Ela é importante para manter o departamento de procurement eficiente e alinhado à sua estratégia, preservando recursos e garantindo que as regras de compras estejam claras e sejam seguidas.
Neste artigo, trouxemos 5 passos para criar uma boa política de compras na sua empresa e melhorar seu gerenciamento de gastos, além de exemplos de regras dessa política e dicas de boas práticas na hora da sua formulação.
O que é uma política de compras?
Uma política de compras é um conjunto de diretrizes usadas para estabelecer e padronizar o procedimento de aquisição de bens e serviços dentro de uma empresa. Ela fornece instruções específicas e regras para ajudar os colaboradores a navegar com êxito em cenários comuns de compras.
O objetivo de uma política de compras é garantir que o melhor custo-benefício seja obtido em qualquer compra, além de minimizar fraudes, desperdícios e abusos nas transações.
Essa política auxilia na implementação da estratégia de compras ao criar uma estrutura alinhada às necessidades estratégicas do negócio. Ela orienta as tomadas de decisão sobre aquisições, requisições e valores, estabelecendo metas e limites para o processo de compras.
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Por que sua empresa deveria ter uma política de compras?
O departamento de compras de uma empresa deixou de ser um simples meio de adquirir produtos/serviços e hoje é um verdadeiro parceiro estratégico em toda organização. Dessa forma, ter uma política de compras é importante para:
- Controlar custos;
- Orientar tomadas de decisão;
- Equilibrar o estoque;
- Evitar o crescimento e acúmulo de produtos no almoxarifado;
- Ter controle e visibilidade sobre as compras da empresa;
- Estabelecer regras a serem cumpridas pelos colaboradores na hora de adquirir produtos/serviços;
- Analisar metas financeiras;
- Melhorar a previsibilidade de gastos.
O que uma política de compras deve conter
Cada empresa tem necessidades específicas e por isso não existe uma única política de compras que sirva para todos. No entanto, existem alguns temas e seções comuns a qualquer negócio.
Objetivo
O primeiro item a se definir é o objetivo da política de compras. Ele consiste no motivo pelo qual a política foi criada e quais são suas funções.
Veja um exemplo simples: O objetivo desta política de compras é fornecer um processo centralizado e padronizado para solicitações de compra de um produto ou serviço para uso da empresa ou departamento. Este documento visa estruturar etapas e estabelecer regras de valores e usos.
Visão geral do processo de compras
O processo de compras consiste na série de atividades que garante a aquisição de bens e serviços necessários para uma determinada empresa operar. Por lidar com pagamentos a fornecedores, a rapidez e o acompanhamento eficiente desse processo são essenciais para garantir a saúde financeira e logística de qualquer empresa.
Assim, a política de compras deve conter uma visão geral desse processo, com um passo a passo de como ele funciona, suas etapas de começo, meio e fim. Se possível, inclua também um fluxograma de compras para representar graficamente o processo.
Limites do processo
Estabeleça limites sobre valores e volume de compras, por departamento ou equipe. É importante definir a partir de qual valor será necessário uma aprovação formal e de quem, encontrando um equilíbrio entre a redução de riscos e a eficiência e agilidade das compras.
Por exemplo, não é muito eficaz que um colaborador tenha que abrir uma requisição de compra toda vez que um grampeador quebrar. Delimite gastos e até onde os requisitantes devem chegar durante o processo.
Relacionamento com fornecedores
O relacionamento com fornecedores (também conhecido como SRM, na sigla em inglês) envolve uma série de etapas e estratégias para cultivar contatos com fornecedores. A meta aqui é maximizar o valor que eles entregam à cadeia logística e melhorar a lucratividade do negócio.
A política de compras deve incluir as normas a serem seguidas no relacionamento com os fornecedores, bem como os critérios para sua escolha.
Gestão de contratos
A gestão de contratos é responsável por gerenciar prazos, renovações e relacionamentos com clientes e fornecedores para evitar atrasos no pagamento, penalidades e multas de serviços ou renovações desnecessárias. Uma política de compras eficaz estabelece a forma como os contratos devem ser geridos para garantir o controle de qualidade e custos.
Para compras de produtos, isso pode incluir garantias de que o produto correto foi recebido, nas condições e na quantidade solicitadas, dentro do prazo especificado, ou que a fatura estava correta e foi paga dentro do prazo.
Para contratos de serviços, isso inclui garantir que os prazos sejam cumpridos, que as faturas sejam revisadas e que a qualidade e quantidade de trabalho do contratante sejam suficientes. Isso também pode incluir a revisão rotineira dos contratos de serviço para determinar se são necessárias alterações, extensões, rescisões ou renovações.
Declaração de sustentabilidade e diversidade
É muito comum que empresas tenham objetivos específicos de sustentabilidade e diversidade e estes devem estar incluídos na política de compras, mesmo que de forma breve. Se esta declaração for extensa, ela pode ser anexada à política de compras, uma vez que será usada na seleção de produtos e fornecedores, por exemplo.
Seção de ética e antissuborno
A seção de ética e antissuborno engloba boas práticas e normas para tomadas de decisões de compras, escolha de fornecedores e criação de contratos. Esta parte é mais comum em empresas grandes ou ONGs que lidam com quantias grandes de fluxo de caixa e permissões.
Outras seções
Tendo em vista as necessidades particulares da sua empresa, considere incluir também:
- Requisitos de contratação de serviços;
- Responsáveis por aprovações;
- Guia para assinaturas;
- Regras de RFQ, RFI e RFP;
- Indicadores de compras;
- Orientações sobre brindes e conflito de interesse em compras.
Exemplos de normas que uma política de compras pode conter
Dependendo da forma como as políticas de compras são configuradas, várias normas podem impactar a rotina dos times de uma empresa. Confira as mais comuns:
Norma de requisição de compra
Essa norma define os critérios exigidos para uma requisição de compra. Ela traz os requisitos para que uma demanda seja submetida e aprovada, como valor, finalidade, quantidades, datas e mais.
Uma dica para receber requisições de compra padronizadas e sem informações faltantes é lançar mão de um formulário digital, que pode ser criado e automatizado em um software de compras.
Norma de gestão de fornecedores
A norma de gestão de fornecedores envolve os requisitos que um fornecedor deve preencher para ser contratado pela sua empresa, além de delimitar prazos (para os dois lados) e manter a melhor relação de custo-benefício.
Norma de criação de ordem de compra
A norma de criação de ordem de compra define as regras a serem usadas quando uma ordem de compra é gerada a partir de uma requisição de compra aprovada. Ela inclui as mesmas informações que a norma de requisição de compra, com adição de informações externas que serão preenchidas pelo fornecedor.
Como construir uma política de compras
Veja como criar uma política de compras em 5 passos:
1. Defina objetivos claros
A primeira coisa que você deve fazer é dedicar um tempo para pensar e então definir objetivos claros que você quer atingir. Por exemplo, empresas que estão crescendo em ritmo acelerado precisam de uma política de compras que permita manter a agilidade e, ao mesmo tempo, proteger o negócio.
Os objetivos normalmente envolvem melhorar a visibilidade dos gastos, ter métricas confiáveis das pequenas compras, otimizar o processo de compras, acelerar processos de procure-to-pay, reduzir riscos e conseguir mais dados sobre custos. Não se esqueça de definir quais objetivos devem ser priorizados.
2. Entenda o processo de compras da empresa
Como o seu processo de compras é feito atualmente? Quais são os gargalos e oportunidades de melhoria? Quais etapas podem ser otimizadas para garantir melhores resultados? Essas são algumas perguntas que você deve responder ao analisar o processo de compras da sua empresa. Quanto melhor for seu entendimento desse processo, melhor será a sua política de compras.
3. Pesquise por referências e escreva
É aconselhável fazer uma pesquisa por referências, revisar alguns exemplos e conferir modelos de políticas corporativas. Então, comece a escrever seção por seção e tente manter o documento o mais conciso e claro possível. Faça bom uso dos cabeçalhos, e utilize parágrafos e frases curtas.
Ao escrever, lembre-se que uma política de compras deve:
- Melhorar ou apoiar sua capacidade de auditar despesas;
- Ser fácil de entender e encontrar informações;
- Poder ser usada por colaboradores internos e externos;
- Proteger os negócios de riscos;
- Ser adaptável e escalável.
4. Aprove com os stakeholders
Quando seu rascunho estiver pronto, é hora de aprová-lo com stakeholders, como gerentes e diretores de compras. Geralmente, é melhor começar com seu gerente ou supervisor direto. Em seguida, passe para o jurídico, financeiro, TI ou qualquer outro departamento que esteja regularmente envolvido com compras e que possa oferecer informações úteis.
5. Atualize sempre que necessário
É muito importante ter em mente que a política de compras não é um documento estático. Pelo contrário, ele deve ser passível de atualizações sempre que as necessidades da sua empresa evoluírem para que não se torne obsoleto.
Boas práticas para ter uma políticas de compras eficiente
Garanta que é escalável
Criar uma política de compras pode ser trabalhoso. Portanto, escreva-a para que ela seja escalável e dure mais tempo. Como será a política se sua empresa dobrar de tamanho? Se as solicitações dobrarem, a carga de trabalho ainda será gerenciável com a política atual? Compliance e consistência são termos-chave nesse momento.
Peça feedbacks
Peça feedbacks constantes de colaboradores e fornecedores que têm contato mais próximo com as diretrizes. Por mais que você tenha pesquisado e se empenhado, na prática podem surgir problemas imprevisíveis e só quem usa a política conseguirá identificá-los. Pelo menos uma vez no ano tire um tempo para revisitar o que está funcionando e o que não está.
Não é possível planejar tudo – e está tudo bem
A verdade é que não há como prever todos os cenários e, inevitavelmente, a política de compras precisará passar por atualizações no futuro. Para que esses imprevistos sejam contornados com facilidade, foque em manter uma boa comunicação com o time.
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