O controle de processos é uma etapa importante na busca pela eficiência operacional e otimização de recursos e produtividade. Isso porque esse controle proporciona maior visibilidade sobre falhas e oportunidades de melhoria por meio de uma análise e monitoramento dos processos.
Mas afinal, o que é o controle de processos? Quais são seus benefícios e como fazer um controle de processos efetivo? Como escolher e implementar um bom sistema de controle de processos?
Vamos responder essas e mais perguntas ao longo desse texto, para que você consiga colocar suas operações em outro patamar de eficiência utilizando estratégias de gestão de processos.
O que é controle de processos?
O controle de processos é uma das etapas do Business Process Management ou BPM (Gerenciamento de Processos de Negócios). O controle de processos consiste em criar, avaliar e melhorar os procedimentos de uma empresa através de uma análise sistêmica de como eles são feitos e como podem ser otimizados.
O controle de processos deve ser feito em todos os departamentos da organização, a fim de melhorar resultados, otimizar a produtividade, reduzir custos e elevar a performance. Assim, realizar esse controle é uma forma de aumentar a lucratividade do negócio.
Com base nesse monitoramento, é possível avaliar o andamento das atividades, encontrar gargalos e obter insights de otimizações que podem melhorar o desempenho do negócio como um todo. O controle de processos cuida também da padronização dos processos e sua melhoria contínua, além da prevenção de erros.
O que é e como funciona um sistema de controle de processos?
Um sistema de controle de processos é uma plataforma que usa a tecnologia para gerir, padronizar e facilitar a visibilidade dos processos, tornando seu controle mais simples e efetivo. Esse sistema deve auxiliar as equipes a identificar, organizar, estruturar e automatizar seus processos. Ele também coleta dados sobre esses processos para analisá-los e monitorá-los, bem como para otimizar ainda mais cada processo de forma contínua.
Para realizar o controle de processos, é possível usar um Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócios (Business Process Management System ou BPMS). O funcionamento de um BPMS consiste em quatro etapas: documentação, mapeamento, automação e melhoria.
- Na fase de documentação, as empresas documentam seus processos e determinam as ações necessárias para atingir suas metas com mais eficiência.
- A fase de mapeamento envolve representar ou ilustrar visualmente esses processos (por meio de um fluxograma, por exemplo) para entender melhor como o trabalho está sendo feito e exercer maior controle sobre o processo.
- A automação elimina tarefas manuais, diminui erros, melhora a colaboração e move dados automaticamente entre sistemas e aplicativos.
- Na fase de melhoria, as empresas monitoram continuamente os processos e implementam mudanças para potencializá-los.
Qual é o principal objetivo do controle de processos?
O principal objetivo do controle de processos é garantir uma melhoria contínua e reduzir falhas ao padronizar as atividades operacionais. Isso tudo proporciona, é claro, um aumento na lucratividade do negócio.
O controle de processos visa otimizar os fluxos de trabalho, aumentando a performance da empresa e facilitando o atingimento das metas estratégicas da empresa e objetivos traçados pelos gestores. Controlar os processos ainda permite que a organização se adapte rapidamente às oportunidades e ameaças do mercado, além de novas exigências dos consumidores que podem surgir.
Como BPM pode ajudar no controle de processos
O significado de BPM pode ser entendido como gerenciamento, otimização e automação de processos — uma abordagem utilizada para analisar e melhorar processos centrais que impulsionam as operações de uma empresa.
O BPM começa com a identificação dos processos dos quais um negócio depende. Em seguida, é preciso analisar como é possível melhorar esses processos, implementar as mudanças e medir seus resultados.
Dessa forma, a gestão, otimização e automação do BPM ajuda muito no controle de processos, tornando-o mais confiável, eficaz e preciso. O BPM também é útil para simplificar e agilizar a gestão de tarefas — por exemplo, como uma empresa estrutura as tarefas individuais que sua equipe executa.
Benefícios do controle de processos
Você já deve ter percebido que o controle de processos traz diversos benefícios para as empresas. Entre eles, estão o aumento da produtividade e lucratividade, padronização de processos, redução de custos, maior adaptabilidade e tomadas de decisões mais ágeis. Entenda um pouco mais sobre os principais benefícios:
Maior produtividade
O controle de processos ajuda empresas a encontrarem maneiras de tornar seus processos mais confiáveis e eficientes, aumentando a produtividade dos departamentos de forma geral. Além disso, ele diminui erros e retrabalho, o que consequentemente torna o trabalho mais produtivo.
Esse controle torna a rotina dos colaboradores mais fluida e menos estressante, já que ele proporciona visibilidade e processos bem definidos. Isso resulta em maior produtividade dos colaboradores em suas tarefas individuais.
Além disso, o controle de processos ajuda a definir os papéis e as responsabilidades dos colaboradores e outros stakeholders envolvidos em cada tarefa, o que otimiza o dia a dia de trabalho e a comunicação dentro da cadeia produtiva.
Padronização dos processos
A padronização de processos trata da organização e formalização dos procedimentos executados pelos colaboradores de uma empresa com o objetivo de estabelecer regras e parâmetros repetíveis para as tarefas.
Um dos principais objetivos do controle de processos é a padronização. Alguns dos benefícios da padronização de processos são:
- Redução de falhas e retrabalho;
- Cumprimento de prazos;
- Resultados consistentes;
- Maior previsibilidade.
Otimização da qualidade dos processos
O controle de processos é importante para garantir um fluxo eficiente para cada tarefa, ter um caminho bem definido para a execução de atividades e proporcionar mais previsibilidade sobre o resultado final do processo.
Uma vez que cada processo é avaliado e monitorado, sua otimização se torna mais simples e eficiente, ampliando a qualidade dos processos, bem como todo o trabalho envolvido. Lembre-se: processos controlados e gerenciados sempre resultam em processos de maior qualidade.
Redução de custos
Processos mais eficientes podem ajudar a economizar mais de 6.500 horas por ano. Isso por si só representa uma grande redução de custos operacionais. Mas não é só isso, a redução de custos é também uma consequência dos outros benefícios citados anteriormente.
Por exemplo, o controle de processos permite que o produto ou serviço final tenha mais qualidade e seja entregue com mais agilidade. Dessa forma, os custos aplicados na produção são reduzidos em razão da diminuição de falhas e otimização de tempo.
Maior facilidade de implementar mudanças e melhorias
Uma grande vantagem que o controle de processos traz para as empresas é a capacidade de se adaptar e mudar rapidamente sem diminuir a performance da equipe. Com processos bem estruturados e padronizados, é mais fácil acompanhar mudanças no mercado ou atenuar o impacto de uma alteração no quadro de funcionários, por exemplo.
A capacidade de identificar erros com facilidade, além da política de melhoria contínua que o controle de processos exige, significam que a implementação constante de otimizações é simples e eficaz.
Melhor identificação de gargalos
Gargalos em processos são problemas ou interrupções nos fluxos de trabalho que afetam os resultados a ponto de não ser possível atingir metas e objetivos com precisão.
O controle de processos facilita a identificação desses gargalos e possibilita que eles sejam eliminados antes que se tornem um grande prejuízo. Isso acontece porque o controle aumenta a visibilidade sobre os processos e o monitoramento constante ajuda a antecipar e identificar qualquer problema.
Tomadas de decisão ágeis
Ao implementar o controle de processos, os gestores sentem mais segurança para a tomada de decisões nas organizações e fazem isso de maneira mais ágil e assertiva. Isso acontece porque eles têm clareza sobre o andamento dos processos e tomam suas decisões com base em dados e informações concretas.
Esses dados e informações podem ser fornecidos em gráficos e painéis gerados automaticamente por um sistema de controle de processos. Assim, você tem insights instantâneos para basear suas tomadas de decisões.
Como controlar os processos da sua empresa?
Agora que você já conhece mais sobre o controle de processos e seus benefícios, é hora de entender como colocá-lo na prática. Siga essas 6 etapas abaixo:
1. Mapeie os processos
O mapeamento de processos é o ato de criar um diagrama de fluxo de trabalho com o objetivo de conseguir uma visão mais clara de um processo e seus processos paralelos. Ele tem como finalidade compreender os procedimentos adotados pela empresa para alcançar um produto final. Além disso, serve para viabilizar otimizações e adaptações, documentar suas operações e padronizar as rotinas em prol de melhores resultados.
Assim, o primeiro passo para controlar os processos da sua empresa é mapear todos os procedimentos que são feitos por todos os departamentos, identificando como eles são conduzidos, o que funciona e quais são os problemas comuns. O mapeamento deve ser feito através de umregistro formal e todos os colaboradores devem ter acesso ao documento.
Para um mapeamento de processos mais rápido e efetivo, experimente usar um BPMS ou uma ferramenta de automação de processos.
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2. Defina objetivos e KPIs
Depois de fazer o mapeamento, é hora de definir os objetivos do controle de processos e quais serão os KPIs que você se baseará para avaliar seu sucesso. Eles devem ser precisamente mensuráveis para que a análise dos resultados seja exata. O controle só pode ser feito com base em dados reais.
Outro fator importante é definir os objetivos em curto, médio ou longo prazo. Também é essencial monitorar os indicadores de produtividade para determinar o impacto de cada ação executada. Assim, você continua avançando na direção certa.
3. Padronize e automatize os processos
Como falamos acima, a padronização é uma parte importante do controle de processos, e ela está diretamente ligada à automação. Utilize a tecnologia a favor do seu negócio:ao automatizar processos e tarefas, você aumenta a produtividade do time, eliminando trabalho repetitivo e manual e diminuindo erros humanos.
4. Monitore as equipes e os KPIs
O monitoramento é uma etapa importante e constante dentro do controle de processos. A empresa precisa acompanhar as equipes e KPIs para avaliar sua performance. Os processos ficaram melhores? Estão mais padronizados? Isso gerou um aumento ou redução de custos?
Se o time notar mudanças positivas, é hora de enfrentar o próximo problema. Mas se os resultados forem negativos, é necessário começar do zero. Será preciso pensar em novas soluções para resolver as questões desses processos, implementá-las e testá-las novamente.
5. Implemente melhorias
Ao chegar nessa etapa, já é possível identificar oportunidades de melhorias. É hora de elaborar e executar um plano de ação para implementar essas otimizações e resolver os problemas dos processos.
Os colaboradores devem ser envolvidos nessas etapas. O reconhecimento e a confiança são ações que engajam todos dentro de uma organização. Portanto, seja transparente na hora de comunicar sobre as responsabilidades para cada processo da empresa.
6. Atualize o mapeamento quando necessário
O mapeamento de processos não é um documento estático, e ele deve ser atualizado sempre que processos forem criados ou otimizados. Faça desse exercício uma prática constante. Alguns fatores que fazem parte da atualização dos processos são:
- Monitoramento dos índices de desempenho;
- Reavaliação contínua dos processos junto da equipe e clientes frequentes;
- Atualização dos documentos e dados que fazem parte do dia a dia do trabalho.
Como escolher um bom sistema de controle de processos?
Construir um negócio de sucesso requer a compreensão dos processos que o fazem funcionar. Uma boa gestão e controle dos processos protege os recursos da empresa enquanto mantém os processos ágeis conforme as circunstâncias mudam.
Para isso, é fundamental que você escolha um sistema de controle de processos mais completo possível, que seja fácil de usar por todos da equipe. Separamos a seguir algumas das características que você deve procurar:
- Integrações com sistemas que você já usa: ao integrar o sistema de controle de processos com ERPs e ferramentas que sua equipe já usa, você potencializa o alcance das automações sem precisar transferir informações manualmente de um programa para outro.
- Interface intuitiva e no-code: uma ferramenta no-code não precisa de conhecimentos de programação para ser utilizada, e por isso não vai sobrecarregar o seu time de TI. Prefira uma opção que ofereça interface intuitiva e fácil de usar, em que basta clicar e arrastar ícones.
- Templates gratuitos: para que você possa começar a otimizar seus processos de forma rápida, é importante que a ferramenta ofereça templates já prontos de diversos tipos de workflows e processos, que podem ser customizados conforme a realidade da sua equipe.
- Recurso de inteligência artificial: isso torna possível criar um processo em segundos, além de obter insights e métricas de forma instantânea para melhorar a performance.
- Implementação ágil: o sistema deve ser capaz de ser implementado em até 6 semanas.
- Automações simples de configurar: o sistema deve permitir que a própria equipe que trabalha com um processo seja a responsável por configurar as automações, aumentando a autonomia dos colaboradores.
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