O sucesso de uma empresa está diretamente relacionado ao desempenho do seu time comercial, o que significa que um bom fluxograma de vendas pode ser decisivo para prosperar no mercado e crescer.
Sua função é justamente organizar os esforços de conversão de maneira estratégica. Por meio da ferramenta, você define as atribuições do time, monitora facilmente todo o processo e promove melhorias contínuas nas orientações adotadas com cada potencial cliente.
Mas, afinal, como fazer um fluxograma de vendas? O que ele é, exatamente? Por que a representação dos fluxos comerciais torna os negócios mais eficientes e produtivos? A seguir, entenda os detalhes mais importantes sobre o tema.
O que é fluxograma de vendas?
Fluxograma de vendas é uma representação visual das etapas comerciais de uma empresa. Ele funciona como um fluxo de processos, com um “passo a passo” estruturado das ações que devem ser adotadas até a conversão, detalhando cada fase do processo e pessoas envolvidas.
A função desse tipo de fluxograma é oferecer uma representação gráfica das atividades que os vendedores, pré-vendedores e profissionais de atendimento precisam realizar, com suas respectivas atribuições e correlações entre tarefas.
O fluxograma comercial deve ser capaz de atender a cada oportunidade de venda com rapidez e eficácia. Todas as etapas devem constar nele: desde a prospecção do lead e sua qualificação até a proposta, negociação e fechamento do negócio, além do suporte e fidelização pelo Customer Success.
Exemplo
Existem diversos fluxogramas que podem ser utilizados em qualquer área das empresas. Abaixo está um exemplo de fluxograma de onboarding de clientes. Um fluxograma de vendas é semelhante a isso, mas focado na interação com os clientes após a compra.
Por que detalhar o processo de vendas em um fluxograma?
A função do fluxograma de vendas é garantir que as atividades do time comercial sejam devidamente organizadas e tenham um padrão de execução, resultados previsíveis e possam ser melhoradas continuamente. Entre os ganhos que isso proporciona destacam-se:
- Garantia de que todas as etapas de vendas predefinidas sejam seguidas;
- Atribuições claras e bem ordenadas, que podem ser executadas com mais eficiência;
- Visualização e otimização das fases de vendas que necessitam de melhorias;
- Gestão mais prática e assertiva do time de vendas;
- Maior previsibilidade do volume de vendas do processo;
- Facilidade para integrar novos vendedores ao processo já estabelecido;
- Mensuração de resultados em todas as etapas, o que torna as decisões mais assertivas;
- Organização e otimização de todo o processo, com melhores resultados e produtividade.
Por mais que a experiência, o talento e a postura dos vendedores sejam importantes, hoje já não há espaço para que os processos comerciais sejam baseados apenas na intuição ou no feeling. Um bom organograma de vendas visa atender justamente a essa demanda, além de otimizar tempo da equipe.
O fluxograma comercial contribui para a padronização do processo de vendas e pode facilitar a visualização e gestão do funil de vendas. Assim, os gargalos são identificados e resolvidos antes que se tornem um problema maior.
Tipos de fluxogramas de processos
Como já citado, um fluxograma de processo consiste em uma representação gráfica do fluxo de tarefas e demandas a ser seguido em determinada operação. Ele é composto por símbolos e gráficos que sequenciam as etapas processuais de maneira lógica, demonstrando assim como os trabalhos devem ser executados.
Um fluxograma pode ser elaborado por diferentes meios, seja manualmente em papel, em programas de edição gráfica, em aplicativos de workflow específicos, entre outras ferramentas.
Em todos os casos, sua montagem pode ser baseada em diferentes modelos, que seguem lógicas próprias de organização. Os mais conhecidos e priorizados pelos mercado são:
Linear
O fluxograma de processo do tipo linear representa a sequência de trabalhos e seus pontos de decisão ao longo das atividades a serem cumpridas. Trata-se de uma opção mais abrangente, que ajuda a reconhecer falhas e pontos passíveis de aprimoramento. Seu principal objetivo é demonstrar e elucidar o funcionamento do procedimento em questão.
Funcional
Assim como o organograma funcional, o fluxograma funcional visa dividir o processo entre os diferentes departamentos da organização. Ele é voltado aos procedimentos que preveem a atuação de diferentes áreas, mas que têm apenas um fluxo de entradas e saídas. Sua finalidade é justamente integrar e melhorar a interação entre os colaboradores que lidam com as tarefas em diversos segmentos.
Como criar um fluxograma do processo de vendas?
Ao elaborar o fluxograma, pense em cada tarefa que precisa ser realizada, detalhando o tipo de ação, seus responsáveis, resultados desejados e etapas seguintes. Na hora de organizar o seu workflow, siga os seguintes passos:
- Mapeie seus processos
- Aprenda com outros times
- Converse com seu time
- Analise seus resultados
- Faça ajustes se necessário
Mapeie seus processos
Essa é a etapa mais importante na hora de criar um fluxograma de vendas. Seu objetivo é tornar todas as etapas mais compreensíveis para os profissionais envolvidos e para isso, é preciso um mapeamento de todos os processos.
Você deve primeiro listar como as atividades acontecem na empresa no momento presente. Sendo assim, registre as sequências de tarefas, os fluxos de aprovação, os encarregados de cada etapa, os prazos, os resultados esperados e assim em diante. É importante também identificar onde cada processo começa e termina.
A ideia dessa etapa é que o mapeamento atual seja o mais realista possível. Mesmo que oportunidades de otimização se tornem imediatamente evidentes nesse momento, é importante registrar como as tarefas são realizadas primeiro para, no futuro, fazer os ajustes necessários.
Aprenda com outros times
A ideia dessa etapa é ter uma base para construir um fluxograma de vendas eficiente. Entenda o que os outros times estão fazendo e aprenda como eles estruturaram o fluxograma. Além de outros times da sua empresa, é válido fazer um benchmarking no mercado de forma geral. Provavelmente existirão algumas coisa que você pode replicar na hora de organizar o seu próprio fluxograma comercial.
Converse com seu time
Ninguém vai saber melhor sobre o processo do que quem o vive na prática. Converse com seu time de Vendas para entender o que está funcionando, onde existem gargalos, o que pode ser melhorado. A pergunta que se deve responder aqui é: como o trabalho do seu time comercial pode se tornar mais fácil?
Analise seus resultados
Analisar os resultados atuais complementa a conversa com o time, porque também mostra quais são melhores processos e quais possuem gargalos. Pode levar um pouco de tempo até que os profissionais envolvidos se acostumem com o novo fluxograma, mas deve ser possível notar mudanças positivas a médio e longo prazo.
A partir dos resultados obtidos, é possivel avaliar o que deu certo ou não. Uma análise constante e atenta é imprescindível para o seu negócio.
Faça ajustes se necessário
Praticamente todo fluxograma precisa de ajustes e melhorias ao decorrer do tempo, e o fluxograma de vendas não é diferente. É importante estar atento para fazer esses ajustes o quanto antes e para que eles fiquem precisos.
Os principais motivos para ajustes em fluxogramas incluem a necessidade de melhorar a qualidade da abordagem ao lead, reduzir o tempo de resposta, otimizar esforços, ou simplificar o fluxo para uma melhor experiência de usuário.
Como desenhar o fluxograma?
Fluxogramas podem conter uma quantidade enorme de informações, e os mais complexos exigem informações de pessoas em diferentes departamentos, além de haver transferências de trabalho entre o gatilho inicial e o resultado final. O desenho do fluxograma ajuda a entender o processo de vendas como um todo e a focar nos detalhes necessários.
Quando se trata de criar um desenho de fluxograma comercial, o estilo e estrutura devem depender do nível de detalhe que você e seu público precisam. No final, o mais importante é garantir que o desenho será útil para você e poderá ser entendido pela sua equipe.
Para desenhar o seu fluxograma de vendas, é preciso primeiro realizar uma pesquisa e modelagem das necessidades comerciais da empresa. Assim, você conseguirá criar um fluxograma que poderá ser usada para identificar erros e otimizar resultados.
O desenho de um fluxograma requer um conhecimento básico de símbolos e termos. Alguns dos principais são:
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Etapas fundamentais do fluxograma de vendas
Evidentemente, o modelo de fluxograma depende do perfil de cada empresa, do seu público-alvo e das particularidades do seu processo comercial. Em geral, as etapas do fluxo principal são:
- Prospecção;
- Qualificação;
- Negociação;
- Fechamento;
- Pós-venda.
Em cada uma dessas fases, o fluxograma do processo de vendas deve apresentar direcionamentos para que o time comercial execute o que foi planejado. No próximo item, resumimos os principais pontos de atenção para cada etapa.
Prospecção e atração
Essa é uma etapa anterior ao fluxograma de processo propriamente dito. Nela devem ser previstas todas as ações de branding, captação de leads, etc. O ideal é fazer um fluxo próprio para isso, em parceria com a equipe de Marketing.
Identificação de leads
O fluxograma de prospecção de clientes começa na identificação do lead. Ela envolve todas as funções ligadas ao recebimento do lead pelo time comercial, a identificação de sua origem (inbound ou outbound) e o detalhamento de suas informações para as próximas etapas.
Qualificação de leads
Com as informações sobre o lead, é preciso determinar se ele segue no fluxograma de vendas ou é encerrado. Para isso, é necessário levantar se o produto atende a suas demandas, se ele enxerga valor na oferta, se tem poder de decisão, entre outras questões pertinentes.
Aqui é importante definir o potencial que o lead tem de fechar a compra. Quanto mais potencial tiver, mais rápido deve ser atendido. Dentro do fluxo, é possível fazer essa diferenciação e, a partir dela, atribuir esse lead para algum responsável apropriado.
Proposta e negociação
Os leads qualificados na etapa anterior podem então receber uma proposta e seguir para a negociação. Essa é uma fase que pode envolver outros departamentos, como o time financeiro ou de produto (se houver alguma customização específica para ser desenvolvida, por exemplo).
Com ajuda de um fluxograma bem estruturado, o envio da proposta pode ser feita de forma automatizada. Outro benefício importante é manter todos os registros e informações centralizadas e seguras.
Fechamento
Quando o lead aceita a proposta, ele se torna um cliente na fase de fechamento. Em geral, essa é uma etapa do fluxograma de vendas em que a equipe comercial o encaminha para o setor de relacionamento, enquanto o jurídico e o financeiro lidam com o contrato.
Onboarding
Com o cliente “dentro” da empresa, o onboarding de clientes serve para enriquecer sua experiência. As ações devem ser alinhadas ao perfil do seu produto e à realidade do negócio, incluindo desde treinamentos personalizados até vídeos de tutorial ou materiais de apresentação, por exemplo.
Retenção e expansão
Fechando o fluxograma de atividades, cabe ao Customer Success coletar feedbacks do cliente, atender a suas demandas no pós-venda e garantir sua contínua satisfação. Isso é o que garante a manutenção da conta, uma possível expansão de contrato ou até novas indicações.
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