Reembolso de despesas é o ato praticado por empresas quando pagam funcionários, clientes ou outras partes por gastos diretos em nome da organização. Quando se trata de reembolso, geralmente as pessoas pensam em viagens empresariais. Porém, existem várias formas de reembolso, incluindo: educação, assistência médica e outros reembolsos específicos de cada setor.
Um processo de reembolso de despesas desestruturado pode prejudicar empresas não só quanto à legislação trabalhista em vigor, mas também levar a fraudes e perdas de recursos. Uma pesquisa da Association of Certified Fraud Examiners detectou que reembolsos representam 21% das fraudes em empresas pequenas, e 11% nas grandes corporações.
Você ainda tem dúvidas sobre como funcionam reembolsos de acordo com a CLT? Neste artigo, vamos explicar tudo sobre assunto: o que é um reembolso, como funciona o processo de reembolso de despesas, quais são os tipos de reembolso e muito mais.
O que é reembolso de despesas corporativas?
O reembolso de despesas corporativas é o ressarcimento de gastos que colaboradores podem ter para a realização de suas atividades profissionais, desde que comprovadas e previstas nas políticas da empresa. Significa que esse dinheiro, de alimentação e transporte para viagens, por exemplo, será devolvido ao colaborador.
Para que essa devolução aconteça, as empresas normalmente criam um processo em seus departamentos financeiros para analisar e processar esses pedidos. Geralmente, depois de contraído o gasto, o colaborador submete notas fiscais e recibos (físicos ou digitais), para comprovar a despesa e receber o dinheiro de volta.
Alguns exemplos de reembolsos corporativos são:
- Alimentação (quando em viagem ou evento externo)
- Hospedagem (em viagem)
- Transporte (para evento externo ou viagem)
- Internet e telefone (quando em home office, por exemplo)
- Compra de equipamentos para fins de trabalho (cadeiras e suportes ergonômicos, por exemplo).
Normalmente, a definição do que é ou não reembolsável consta em uma polítia de reembolso da empresa, que estabelece direitos e deveres para esse tipo de solicitação. Ele deve ser um documento público e claro, estabelecendo regras e prazos para a submissão de documentos.
Reembolso de despesas na CLT
No Brasil, toda a relação entre colaborador e empresa deve ser amparada pela lei trabalhista em vigor, comumente chamada de CLT. Essa legislação sofreu alterações em 2017, com a reforma trabalhista. A seguir, vamos trazer em tópicos algumas informações sobre como o reembolso de despesas é tratado na CLT:
Home office
A principal mudança implementada com a reforma de 2017 é a regulamentação do trabalho remoto ou home office. Isto é, aquele que é realizado fora das dependências da empresa.
A lei prevê que as empresas devem cobrir os gastos relativos à “aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado”.
A forma como vai se dar esse reembolso ou pagamento antecipado precisa estar previsto no contrato de trabalho. Algumas empresas optam por um modelo misto: pagam um adicional mensal para cobrir gastos de luz e internet e reembolsam despesas pontuais com equipamentos (como cadeiras e suportes ergonômicos, itens de informática e outros).
Viagens
O reembolso de gastos de viagem também está previsto na legislação trabalhista, mas as empresas podem optar por pagar diárias, um montante que cobrirá os custos do colaborador por 24 horas, em vez de reembolsar cada despesa individualmente.
Esses valores não podem ser incluídos no salário do funcionário nem descontados como tal, a não ser que representem mais de 50% do valor desse salário. Isso serve para as ajudas de custo gerais.
Tributação
As ajudas de custo, diárias de viagem e reembolsos não fazem parte dos salários acordados com os colaboradores. Por isso não podem ser tributados como tal.
De acordo com a CLT, elas “não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário”.
Adiantamento
A CLT também não limita a forma como as empresas cobrem despesas de atividades dos seus colaboradores. É possível, por exemplo, que liberem um saldo extra no cartão de benefícios ou de refeição em vez de exigirem uma nota fiscal e repassarem o valor das refeições feitas durante uma viagem.
O segredo para evitar confusões, nesses casos, é sempre ter uma política de reembolsos e benefícios clara, além da discriminação dos benefícios no contrato de trabalho.
Principais tipos de reembolso
Os principais tipos de reembolso não são discriminados e muito menos limitados na CLT. Eles podem incluir de viagens a sessões de terapia.
Por isso, cabe às empresas a definição de uma política de reembolsos justa e transparente, além de um processo que garanta visibilidade às pessoas que precisam ser ressarcidas. No entanto alguns tipos comuns de reembolso de despesas corporativas são:
Reembolso de despesas comerciais
Muitos colaboradores se inscrevem para aulas de idiomas, especializações e outros cursos com o incentivo da empresa. Essas aulas geralmente são caras e servem para ajudar os funcionários a melhorar suas hard skills e soft skills. Nesses casos, as empresas geralmente reembolsam a mensalidade ou valor parcial do curso.
Esse tipo de despesa é chamado de “despesa comercial”. As empresas retornam aos colaboradores o dinheiro investido em atividades ou materiais que melhoram sua produtividade no trabalho.
Alguns exemplos são: material de escritório, treinamento específico para funções a serem desempenhadas, ou até refeições com parceiros de negócios, clientes e membros da equipe (caso de atividades de team building). Esses reembolsos não são considerados parte do salário e não são tributáveis para o empregado.
Reembolso de viagem
O reembolso de despesas de viagens é normalmente o mais lembrado. Nas viagens de negócios, os colaboradores recebem taxas diárias para pagar por estadia, alimentação e transporte. O reembolso de viagens pode ser caro, portanto, as empresas adotam políticas para restringir os funcionários a uma variedade de preços de passagens aéreas, hotéis e refeições que considerem apropriados.
Há também situações em que os colaboradores participam de conferências, eventos ou reuniões na cidade em que vivem. Nesses casos, as empresas reembolsam os funcionários por transporte ou quilometragem e combustível, além de alimentação ou despesas administrativas se necessário.
Reembolso de home office
Muitas empresas migraram para modelos de trabalho remotos ou híbridos a partir da pandemia de Covid-19. Nestes casos, elas podem oferecer benefícios diferenciados para seus colaboradores, como estrutura de escritório em casa e auxílio com outras despesas relacionadas (luz, telefone, internet).
Isso pode gerar a necessidade de solicitações de reembolso para compras de equipamentos eletrônicos ou ergonômicos, climatização, contas e outros gastos que o colaborador possa ter devido ao trabalho remoto.
Como implementar um processo de reembolso de despesas na sua empresa
Um processo estruturado de reembolso na empresa é fundamental para reduzir prazos de processamento desses pedidos, evitar fraudes e frustração por parte dos colaboradores.
A demora para processar um reembolso volumoso pode comprometer a saúde financeira do colaborador e minar sua satisfação no trabalho. Pode também condenar as contas da empresa à falta de previsibilidade e facilitar erros.
Por isso, é fundamental que você tenha um processo organizado de reembolso. Recomendamos que você siga os passos a seguir para implementá-lo de forma ágil e bem-sucedida.
1. Crie uma política de reembolso
Obviamente, nem tudo deve ser reembolsado. Para manter as empresas financeiramente saudáveis, políticas de reembolso devem ser claras.
Ao criar regras como prazos, teto de valores e categorias de reembolso, além de delimitar comprovantes aceitos ou não, as empresas podem tornar as políticas de reembolso precisas e fáceis de rastrear.
Para fins contábeis, algumas empresas optam por oferecer aos funcionários uma taxa fixa diária que eles podem gastar à vontade em viagens. Outras empresas oferecem aos executivos um orçamento específico para ser usado com clientes. Estas são algumas das situações e regras que podem ser definidas pelas empresas.
Além de implementar políticas, as empresas desenvolvem processos para validar solicitações de reembolso de despesas. Qualquer organização – de uma pequena empresa ao governo estadual ou federal – tem interesse em garantir que os reembolsos sejam legítimos.
Os solicitantes mal intencionados podem também aumentar as despesas ou registrar reivindicações de custos que nunca foram realmente incorridos. Para evitar que isso ocorra, além das regras, é de extrema importância definir um processo estruturado e à prova de erros, com um fluxo de aprovações bem definido.
2. Centralize os pedidos
Não adianta ter uma política clara de reembolso e não criar canais centralizados para receber essas solicitações. Há empresas cujos departamentos financeiros recebem esses pedidos de forma absolutamente caótica: informalmente por WhatsApp, por email, por conversas de corredor, por papéis…
Assim, você precisa pensar em como centralizar os pedidos em um só canal. A ideia é que esse canal facilite a comunicação entre solicitantes e aprovadores, que seja conhecido por todos da empresa e que tenha a capacidade de coletar informações completas e precisas, incuindo anexos para a comprovação dos gastos.
Softwares como Pipefy são ótimas opções para gerenciar solicitações como essas, porque qualquer um pode criar e personalizar formulários digitais de acordo com os campos necessários para a análise do reembolso.
Com Pipefy, empresas conseguem conectar a interface das solicitações (um formulário) ao fluxo de trabalho onde esses pedidos serão processados. Isso aumenta a visibilidade sobre os pedidos, evita erros e centraliza todos os dados em um só lugar, possibilitando a extração de métricas em tempo real sobre a concessão de reembolsos.
Uma solução como essa evita o vai e volta de solicitações entre clientes internos e Financeiro, agilizando a emissão de reembolsos. Também torna as contas mais transparentes, para fins de compliance e previsibilidade de gastos.
3. Peça comprovantes
Comprovantes costumam ser muito importantes para empresas que precisam pagar despesas já contraídas pelos seus colaboradores. É preciso definir o que vale e o que não vale. Fotos de notas fiscais impressas? Notas fiscais eletônicas? Recibos feitos à mão?
Os comprovantes sempre são um ponto de atenção, pois podem sugerir fraudes. É o caso de estabelecimentos inventados ou documentos manipulados, por exemplo. Nesses casos, uma busca online pode revelar informações relevantes.
Outro ponto importante é, se possível, solicitar os documentos junto com a abertura do pedido de reembolso. Formulários públicos online, como os do Pipefy, oferecem a possibilidade de anexar arquivos, e já economizam tempo com uma interação a menos.
Também registram esses documentos dentro de um fluxo de trabalho, evitando que papéis e fotos de notas fiscais se percam pela empresa e nunca mais sejam achados.
4. Crie um recibo
Um aspecto importante é arrumar uma forma de fazer com que os colaboradores reconheçam oficialmente que receberam o dinheiro do reembolso. Eles podem ser solicitados a assinar documentos, por exemplo, para evitar encrencas no futuro.
E isso pode ser feito de forma digital, com aplicativos como o DocuSign. No Pipefy, você consegue integrar o pedido de reembolso em processamento ao software de assinaturas digitais. Assim, uma vez assinado o documento, o pedido avança de fase dentro do fluxo de trabalho e é tido como encerrado — economizando tempo de todos do time.
5. Comunique o andamento
A falta de visibilidade pode gerar muita frustração para os colaboradores, que não saberão quando poderão contar com aquele valor. Por isso, a comunicação deve ser eficiente em relação aos praxos, expectativas e, principalmente, o status de cada pedido.
Só que escrever manualmente um e-mail ou uma mensagem para um colaborador toda vez que há uma atualização é bastante trabalhoso. Imagine só para uma empresa grande, com centenas de funcionários.
Para ter eficiência na comunicação com seus clientes internos, vale a pena investir em uma ferramenta que, além de tornar seu processo digital, dispare emails automaticamente toda vez que um pedido passar à etapa seguinte. Ou então que ofereça acesso a uma página na qual o colabodor visualize o status da sua solicitação.
Essas são duas vantagens garantidas para quem gerencia pedidos de reembolso (e outros pedidos) com Pipefy. Saiba mais.
Benefícios da automação do processo de reembolso de despesas
O reembolso de despesas é uma atividade inevitável para organizações de qualquer tamanho. O processamento geralmente é uma experiência dolorosa para times financeiros, que passam horas examinando declarações, observando notas e recibos, e identificando casos de fraude. Essas horas poderiam ser gastas em atividades mais estratégicas.
É por isso que automatizar reembolsos de despesas deve ser uma opção para qualquer empresa. Além de economizar tempo e dinheiro, a automação do processo diminui os erros humanos, junto com as chances chances de futuros problemas legais. E permite que os encarregados desse processo façam um uso mais inteligente do seu tempo de trabalho.
Automação pode parecer um conceito complexo, mas não é. Em ferramentas intuitivas como Pipefy, significa que você vai definir, em alguns cliques, certas regras para o seu processo. Por exemplo: a entrada de um pedido em determinada fase vai disparar um email para um aprovador. Ou para o solicitante.
Assim, você consegue diminuir prazos, evitar erros e manter todo o gerenciamento de solicitações centralizado. Além de obter métricas em tempo real sobre seu processo, e melhorá-lo sempre que gargalos ou oportunidades forem identificados.
