O que é workflow? Saiba o significado e como criar o seu

Workflows, também conhecidos como fluxos de trabalho, ajudam as empresas a organizar, acompanhar e otimizar os processos mais utilizados em seus negócios. Eles correspondem aos manuais de instrução dos processos. Entre os benefícios dos workflows estão a economia de tempo e recursos empregados em cada tarefa, da confecção de um produto de sucesso até o manuseio de pedidos de reembolso.

Se você está interessado em se tornar o membro da equipe que faz mais em menos tempo, e mostrar para a sua empresa como ela pode fazer o mesmo, aposte no desenvolvimento de workflows. Vamos mostrar neste artigo o que são e como funcionam esses fluxos de trabalho, como eles podem beneficiar o seu negócio e como automatizar o seu workflow.

Afinal, o que é workflow?

O significado de workflow em português é fluxo de trabalho. Ou seja, workflow é uma série organizada de tarefas que devem ser cumpridas para alcançar um objetivo específico.

Essa série pode ser uma lista de afazeres que alguém do departamento de Recursos Humanos preenche durante o processo de onboarding de um funcionário. Ou o procedimento seguido por um membro da equipe de vendas quando movimenta um lead ao longo de um funil de vendas. Pode ser também o passo a passo necessário para um processo automatizado de reembolso de despesas.

Portanto, os workflows se aplicam a todas as áreas de uma empresa. Vão desde tarefas simples, executadas por indivíduos, até processos em massa, que envolvem centenas de membros da equipe em suas unidades de negócios.

Nesse sentido, os workflows podem (e devem) ser reutilizados, servindo de guias para a execução de tarefas de rotina. Isso porque os fluxos de trabalho conseguem delinear objetivos e procedimentos-padrão para tarefas realizadas regularmente, tornando-as mais fluidas. Pense neles como uma espécie de “guia vivo” dos processos. Por outro lado, workflows não contemplam trabalhos ad-hoc ou pontuais.

Um volume grande de fatores de complexidade e imprevisibilidade atrapalha os resultados de uma empresa. É para isso que serve um bom workflow. Segundo este relatório da consultoria global Delloite, “complexidade do fluxo de trabalho ocorre quando os processos são complicados, redundantes e geralmente inconstantes”. Conseguir padronizá-los — e simplificá-los — é essencial para uma boa gestão.

O que é um diagrama de workflow?

Agora que você já sabe o que é workflow, é preciso entender que ele é frequentemente representado visualmente por diagramas, tanto em formato digital quanto em papel. Essas representações podem ser tão simples quanto uma lista. Porém, processos mais complexos são representados com mais clareza por fluxogramas, que podem ser elaborados com a ajuda de um software e até automatizados. Ainda não conseguiu entender o significado de um diagrama de workflow? Aqui temos um exemplo orientado para o gerenciamento de onboarding de clientes:

Como visto acima, em um fluxograma simples não cabem instruções profundas sobre, por exemplo, como das boas-vindas ao cliente. Nesse caso, a documentação é um importante complemento para a diagramação.

Por isso, ela deve incluir informações detalhadas sobre quais são as tarefas individuais, assim como quais são os clientes internos e externos envolvidos e suas responsabilidades. Isso fornece o contexto, as orientações e outros dados de referência necessários — que não podem ser incluídos em uma representação gráfica.

O que é um sistema de workflow?

Após entender o que é workflow e seu diagrama, está na hora de entender o que é seu sistema. Geralmente, sistemas de workflow são plataformas acessadas online. Por meio delas é possível automatizar todo o fluxo de trabalho, o que facilita a comunicação entre os times e o armazenamento de dados.

Em um sistema online de workflow as atividades são executadas de forma pré-definida e coordenada. Ou seja, você configura a plataforma com etapas que devem ser realizadas e com o tempo que devem ser concluídas.

Como todo o processo é realizado de forma sequencial, primeiro vem a etapa 1, depois a 2 e assim sucessivamente. No, sistema a execução dessas atividades acontece em sequência e de forma totalmente automatizada.

Além de facilitar a automação de atividades repetitivas, esses sistemas também ajudam na análise de documentos e dados, já que é possível anexar arquivos às tarefas e as plataformas geram relatórios a partir dessas informações.

Um dos principais objetivos dos sistemas de workflows é facilitar a gestão dos fluxos de trabalho, otimizar o tempo de trabalho, detectar problemas, identificar oportunidades e, claro, ajudar no desempenho dos colaboradores.

História do workflow

O conceito de workflows em negócios começou na manufatura, com a contribuição de Frederick Taylor e Henry Gantt. Ambos estudaram modos de organizar o trabalho de maneira mais consciente e racional. À medida que a Revolução Industrial progrediu, no século XVIII, os fluxos de trabalho mostraram-se cada vez mais úteis, principalmente porque eles organizavam processos cada vez maiores e mais complexos.

A partir desses estudos, Henry Gantt criou o famoso gráfico Gantt (batizado com o seu nome), que mostra o cronograma de um projeto e as relações estabelecidas entre as suas etapas. Hoje, os fluxos de trabalho são parte importante de quase todas as indústrias no mundo, formando a base necessária para o planejamento, acompanhamento e gerenciamento eficaz de processos.

Principais tipos de workflows

Os fluxos de trabalho se enquadram em três grandes categorias: sequencial, baseado em eventos e orientado por regras. Vamos detalhar a seguir cada uma delas.

Workflow Sequencial

Fluxos de trabalho sequenciais são os mais simples dos três tipos. Esses fluxos organizam as tarefas de modo linear. O princípio é seguir mesmo a direção de uma linha reta, sempre em frente.

Dessa forma, cada tarefa concluída leva diretamente à próxima. Um bom exemplo desse tipo de workflow é o processo de reembolso de despesas: o pedido de reembolso é submetido, revisado, aprovado ou negado, e quaisquer recursos são então desembolsados. 

Workflow baseado em eventos (ou State Machine)

Se o processo de reembolso de despesas descrito acima permitisse, por exemplo, que o revisor solicitasse mais documentos do funcionário antes da aprovação, teríamos um exemplo de workflow baseado em eventos.

Esse fluxo permite que as pendências afetem os processos, o que gera a necessidade de voltar a alguma etapa anterior no ciclo. Dentro dessa lógica, esses processos não são modelados como uma série de tarefas lineares e sequenciais, mas como eventos distintos, que permitem interações mais complexas.

Workflow orientado por regras

Por fim, workflows orientados por regras são bastante parecidos com os sequenciais. A única diferença é que existem condições que regem o fluxo. Neste modelo, mover-se de uma tarefa para a outra envolve regras similares àquelas vistas em linguagens de programação, como “se”, “então”, “senão”.

Portanto, são ações baseadas em alternativas ou na avaliação como ‘verdadeiro’ ou ‘falso’ (a chamada lógica condicional). Nesse caso, completar uma tarefa nem sempre significa que o mesmo conjunto de tarefas posteriores será alcançado, como ocorre em fluxos de trabalho sequenciais.

Por exemplo, um workflow pode ser elaborado para avaliar a classificação de crédito de um cliente a partir da seguinte regra: “se classificação de crédito > 700″. Caso a declaração seja falsa (menor que 700), a resposta dada pelo workflow será “rejeitado”. Caso seja verdade (maior que 700), o fluxo de trabalho prosseguirá automaticamente para a próxima etapa do processo.

Neste outro artigo sobre os tipos de workflow, aprofundamos e exemplificamos melhor cada um desses cenários.

Benefícios de automatizar processos

Há muito benefícios de usar workflows em seu negócio. Eles mantêm as tarefas organizadas, criam métodos para medir diretamente o desempenho do processo e podem codificar procedimentos de negócio que seriam difíceis de visualizar ou entender de outra maneira. Veja as principais vantagens de adotar os fluxos de trabalho:

• Torna os processos mais eficientes. Usando workflows, os clientes internos e externos podem alinhar pendências e reorganizar prioridades com eficácia, completando tarefas em menos tempo e com menos recursos.
• Mensura o desempenho e a produtividade no trabalho. Workflows criam registros, permitindo que os gerentes auditem tarefas já cumpridas, acessem o histórico de atividades de trabalho e tornem o planejamento futuro mais transparente. Essas métricas podem ser usadas para monitorar todos os processos de negócio e otimizá-los.
• Promove a colaboração. Workflows facilitam o trabalho em equipe em todos os negócios e indústrias. Com softwares baseado em nuvem, você pode desenvolver fluxos de trabalho específicos, com modelos de processos e ideias gerais sobre o planejamento de tarefas. Tudo isso estará disponível em qualquer lugar, a qualquer hora, fácil para compartilhar.
• Possibilita delegar mais tarefas. Responsabilidades que antes eram exclusividade dos gestores de serviços e de outros tomadores de decisão podem ser delegadas a membros da equipe — já que existe um claro conjunto de instruções a seguir por qualquer um que assuma aquela função.

Passo a passo para criar workflows

Workflows deveriam tornar o seu trabalho mais fácil, não mais complicado. Por isso, é importante que você siga este conjunto de etapas para identificar, desenhar, documentar e implementar esses fluxos de trabalho.

Identificação

O primeiro passo é identificar os processos que precisam de fluxos de trabalho. Nesta fase, os gestores devem reunir informações sobre as tarefas e os objetivos de seus funcionários, além de como as pendências costumam ser organizadas e quanto tempo os processos normalmente levam.

Marcar uma reunião para verificar as tarefas e responsabilidades costuma ser uma boa ideia. Os funcionários também podem escrever relatórios ou gerar gravações e screencasts de seu trabalho. Além das reuniões, conduzir entrevistas também é útil para receber feedbacks sobre trabalhos difíceis ou caóticos, possíveis gargalos, e objetivos mal definidos ou ambíguos.

Tudo isso contribui para analisar quais processos exigem a criação de um workflow. Criar um workflow para um roll-up semanal e um relatório de estatística de vendas, por exemplo, faz mais sentido que para uma solicitação única de análise de formulário.

Design e Documentação

Depois de completar o processo de identificação, é hora de documentar o workflow. Nessa fase, os processos são mapeados e descritos para que possam ser efetivamente discutidos e melhorados.

Sendo assim, todas as informações previamente reunidas sobre as tarefas são adicionadas a essa documentação. Por isso, lapidar os processos é algo que deve ser feito com toda a equipe. Assim, todos aqueles que de fato executam o trabalho podem fornecer feedback.

Diagramação e Implementação

Uma vez que o consenso é alcançado, você pode usar um software para finalizar um rascunho do fluxo de trabalho. A versão digital deve incluir a documentação que esquematiza o processo, assim como tudo aquilo que for necessário para que todos possam acompanhar tarefas e progressos.

Completar um diagrama é o último passo antes de comunicar e distribuir a versão digital do workflow para os membros da equipe e outros gestores. Lembre de testar o workflow com uma parte do time antes de compartilhar com todo mundo. Dessa forma, você pode analisar os resultados e resolver qualquer problema sem causar grandes impactos.

Exemplos práticos de workflow

Vamos mostrar a seguir alguns exemplos de workflow, para que você tenha uma ideia mais clara de como os fluxos de trabalho se estruturam na prática. Estes exemplos se referem a algumas das tarefas mais executadas em qualquer organização. Você pode usá-los para validar seus processos atuais, ou como um ponto de partida para estruturar atividades semelhantes.

Workflow de onboarding de funcionário

Como uma das etapas mais importantes do processo de contratação, o onboarding de colaboradores exige alguns procedimentos padrões para receber os novos contratados e ensiná-los o que necessário sobre a empresa e suas responsabilidades, integrando-os à força de trabalho. Aqui temos um exemplo típico de workflow de onboarding de colaboradores, e um modelo que você pode usar e personalizar você mesmo:

• Antes da Chegada: Garanta que o local de trabalho está pronto, configure e insira as informações do novo contratado no software da empresa. Defina as expectativas para o primeiro mês.
• Primeiro Dia: Encontro com o RH, passeio pela empresa, apresentações, programação da primeira semana e treinamentos relevantes.
• Primeira Semana: Delineie a primeira tarefa do funcionário, agende a primeira reunião semanal com a equipe e faça a avaliação de check-up de 5 dias.
• Primeiro Mês: Avalie o desempenho do primeiro mês, agende avaliações regulares de desempenho, obtenha o feedback dos funcionários e estabeleça metas profissionais.

Workflow de reembolso de despesas

Reembolso de Despesas é outra atividade comum e contínua no local de trabalho. Usar um workflow para acompanhar solicitações, recibos e status de pagamento pode ajudar a definir expectativas e agilizar todo o processo.

• Triagem: Receba informações sobre o solicitante, compras específicas e anexos. Encaminhe o pedido para o aprovador.
• Aprovação: Valide as informações na solicitação e decida se a compra é reembolsável.
• Pagamento: Adicione informações de pagamento para a solicitação aprovada e agende o reembolso.

Workflow de funil de vendas

Em vendas, a geração de leads, as pesquisas, o acompanhamento, a redação de propostas e a negociação são tarefas repetitivas e fáceis de organizar em um workflow. Isso padroniza todo o funil de vendas, tornando-o mais eficiente.

• Perspectiva: Receba oportunidades potenciais, pesquise o histórico do cliente e reúna informações sobre o tamanho da empresa, indústria e histórico.
• Descoberta: Avalie as necessidades, o tamanho e a prioridade do cliente. Trace um cronograma de acompanhamento e reuniões.
• Proposta: Escreva a proposta inicial, o valor de registro, a data enviada e a data de fechamento prevista.
• Negociação: Complete o campo com perguntas do cliente, supere quaisquer objeções, complete a venda e registre a análise de ganhos ou perdas.

Como escolher um software de workflow?

A incorporação de fluxos de trabalho em sua empresa pode ser bem mais fácil se você contar com um software dedicado ao gerenciamento de workflow. Esse software facilita o compartilhamento de fluxos de trabalho em uma organização, centraliza as informações do processo dentro de um repositório comum e simplifica as atividades de design e rastreamento. Também permite automatizar fluxos de trabalho para aumentar ainda mais a eficiência.

Existem muitas plataformas de gerenciamento de workflow disponíveis. Para escolher a ferramenta certa para sua equipe, considere as seguintes perguntas:

• A plataforma se integra bem aos aplicativos que você geralmente usa?
• É software como um serviço (SaaS), baseado em nuvem e fácil de implantar em toda a organização?
• Quão complexo é o software? A implementação e o gerenciamento exigirão conhecimento técnico ou isso poderá ser feito imediatamente para todos?
• O software é flexível? Ele deve permitir que você crie e modifique modelos de fluxo de trabalho caso a caso, bem como a integração de workflows para processos separados.
• O software oferece opções de automação para fluxos de trabalho, permitindo que eles prossigam sem depender de ações manuais?
• Ele fornece um local centralizado para gerenciar todos os seus processos?
• Suas opções de visualização são sofisticadas o suficiente para criar diagramas claros e visualmente atraentes para cada workflow planejado?
• O software tem métricas incorporadas, opções de registro e emissão de relatórios? Seus recursos de monitoramento podem ajudá-lo a gerenciar tempo e recursos ou acompanhar o desempenho e a rentabilidade das equipes?

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Se você precisa garantir que os novos membros da equipe estejam engajados, agilizar a execução de atividades ou gerar e fechar leads mais rapidamente, um software de gerenciamento de fluxo de trabalho pode ajudar. Ele consegue tornar seu negócio mais ágil e colaborativo, melhorando o desempenho dos funcionários e impulsionando seus resultados.

O Pipefy é uma plataforma de gerenciamento e automação de fluxos de trabalho para resolver problemas em todas as unidades de negócios. Com ele, você automatiza tarefas repetitivas e cria documentação útil para atividades críticas. Assim, todos os processos da sua empresa ganham muito mais fluidez e eficiência.

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