O Zapier é um software que transfere informações entre aplicativos da web automaticamente. Ele pode conectar, por exemplo, as contas do WordPress e do Twitter de um usuário para que, a cada publicação do WordPress, o Twitter envie um tweet personalizado com o endereço da postagem. Ou ele pode ser configurado para que um usuário receba uma mensagem do Slack toda vez que um novo documento for carregado em uma pasta compartilhada no Dropbox.
Um software de BPM (sigla para Business Process Management) permite que as empresas tenham uma visão holística de seus processos e possam melhorá-los de forma mais econômica. Esses processos podem incluir desde a contratação e onboarding de novos funcionários até solicitações para a equipe de Design. E o software de BPM se concentra em tornar esses processos mais transparentes e organizados, às vezes até permitindo que tarefas sejam automatizadas.
Zapier e softwares de BPM
O Zapier e as soluções de BPM podem parecer semelhantes: ambos têm o objetivo de otimizar os fluxos de trabalho e aumentar a eficiência da equipe. E, embora cada ferramenta possa ajudar individualmente a melhorar o desempenho de uma equipe, elas podem fazer ainda mais quando são integradas.
Por exemplo, se uma equipe de RH usa um software de BPM para gerenciar o processo de contratação, mas também recebe alguns currículos por email, essa inclusão de informações no processo de contratação por diversas fontes pode prejudicar a comunicação na equipe ou fazer com que dados se percam.
Integrando uma solução de BPM ao Zapier, a equipe de RH pode configurar uma automação que cria uma nova tarefa toda vez que sua caixa de entrada compartilhada receber um email com um anexo. Essa automação pode até mesmo fazer upload do anexo para o software de BPM, garantindo que os currículos recebidos por email se concentrem no mesmo lugar.
Uma equipe de marketing de conteúdo pode também usar o Zapier para compartilhar automaticamente novos artigos e vídeos nas redes sociais. O time configuraria uma automação que cria postagens personalizadas em contas de redes sociais sempre que um novo conteúdo é marcado como “publicado” no software de BPM.
Benefícios de integrar o Zapier ao software de BPM
Conectando informações e usando filtros, é possível criar automações ainda mais sofisticadas entre os dois programas.
Os benefícios incluem:
- Mais eficiência. Usar o Zapier e o software de BPM integrados permite ao usuário aplicar automações aos seus processos com mais clareza.
- Precisão. Já que os dados são compartilhados de forma automática entre as duas ferramentas, a integração desses aplicativos elimina o risco de erros na inserção manual de dados no sistema.
- Melhor comunicação. Promover comunicação direta entre todos os sistemas envolvidos em cada processo reduz bastante a perda de informações importantes.
Como integrar um software de BPM e o Zapier
A interface visual do Zapier facilita a criação de integrações entre o software de BPM e outros aplicativos de negócios. É um processo de configuração de gatilhos em um aplicativo, que geram ações no outro aplicativo.
Os gatilhos podem ser interações ou mudanças de status dentro de um aplicativo. Sempre que uma ação acontece, o Zapier associa aquela ação com o gatilho automaticamente: “Quando X acontecer, então Y também deve acontecer,” onde X é o gatilho e Y é a ação associada.
Boas práticas ao integrar o Zapier
Embora criar uma integração entre o Zapier e o software de BPM seja fácil, é importante observar algumas práticas recomendadas antes de configurá-la, para garantir que sua equipe aproveite ao máximo as duas ferramentas:
1 – Defina com precisão o que você gostaria de integrar
Antes de configurar sua integração, é essencial alinhar exatamente o que você gostaria de automatizar e como executar essas automações. O Zapier cobra dos seus usuários por cada ação, independentemente de essa ação ter sido intencional ou não. Portanto, reservar um tempo para planejar as coisas cuidadosamente antes de começar a implementá-las pode evitar o uso desnecessário das automações e desperdício de dinheiro.
2 – Alinhe expectativas com os líderes das equipes
Processos de negócios geralmente envolvem várias equipes diferentes, e a integração do Zapier com o software de BPM pode acabar mudando a forma como essas equipes trabalham. Mesmo que seja uma novidade para garantir mais eficiência, pode levar um pouco de tempo para os membros do time se ajustarem a ela. Por isso, é muito importante conversar com todos os líderes envolvidos, para ter certeza de que estão bem informados e apoiam a transição.
3 – Fale com os responsáveis pelas ferramentas
A maioria das empresas de software como serviço (SaaS, ou Software as a Service) tem equipes dedicadas a ajudar seus clientes a usar seus programas da melhor forma possível. Entrar em contato com os gerentes de Customer Success pode ser a maneira mais fácil de começar a integrar as duas ferramentas. Fazer isso pode ser uma boa ideia, mesmo que a sua equipe consiga fazer a integração por conta própria.
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Como integrar o Zapier ao Pipefy
Pipefy é uma plataforma de BPM moderna e intuitiva, que fornece tudo que uma empresa precisa para implementar um gerenciamento de processos de negócios eficaz e econômico. Ele permite aos profissionais automatizar processos de rotina, usando uma abordagem no-code. E com seus recursos robustos de análise de dados, Pipefy ajuda sua empresa a melhorar os processos de todos os departamentos — do RH aos times Finceiro e de Vendas, passando pela equipe de Marketing e tantas outras.
Pipefy pode ser integrado ao Zapier para disparar ações automatizadas. Configurar essas automações é simples: basta buscar o Pipefy na lista de aplicativos compatíveis do Zapier e usar sua interface visual para conectá-lo a outros programas.
Fazer essa integração é uma maneira de tornar o Pipefy uma solução de BPM ainda mais abrangente. E se você precisar conectar o Pipefy com outro aplicativo que não seja suportado pelo Zapier, peça ao suporte da plataforma para criar integrações adaptadas às suas necessidades comerciais específicas.
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