Criar um fluxo de processos bem definido é fundamental para garantir uma visão mais completa e precisa sobre as atividades de uma empresa.
Com ele, as operações se tornam mais fluidas e previsíveis, todos têm ciência sobre as tarefas que precisam cumprir, quais resultados devem ser obtidos em cada etapa e como elas se relacionam com o todo. Também têm visibilidade sobre quais são os pontos passíveis de melhorias e quais medidas adotar em possíveis situações críticas.
Essa capacidade de organização e previsibilidade é imprescindível diante dos crescentes desafios impostos pelo mercado. Afinal, o universo corporativo não consiste em uma ciência exata e está sujeito a inúmeras mudanças e incertezas.
Você provavelmente já ouviu falar em fluxos de processos e sabe como são importantes, mas como começar a criar um deles? A seguir, vamos abordar os passos fundamentais que você deve seguir para implementá-los de maneira rápida e eficaz.
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O que é fluxo de processo?
Um fluxo de processo é a organização de todas as tarefas que precisam ser realizadas para que um processo seja concluído, agregando valor à empresa. Uma analogia útil é uma linha de montagem: o fluxo de processo é o conjunto de ações necessárias para que os insumos que entram nessa linha saiam, no final dela, na forma do produto final.
Imagine o processo de preparação de uma pizza. É necessário abrir a massa, colocar molho de tomate, conferir no pedido quais são as coberturas utilizadas, colocar as cobertura, levar ao forno, girar após um minuto, retirar e servir.
Por meio dessas ações, os ingredientes se transformam em uma pizza, que é servida aos clientes gerando receitas para o restaurante.
A maioria dos processos, no entanto, é bem mais complexa que esse exemplo. Eles envolvem vários profissionais de áreas diferentes, cada um com conhecimentos específicos. Nesses casos, é difícil ter visibilidade sobre tudo que precisa acontecer para o processo ser concluído. E se ele atrasar, não é fácil identificar qual foi o gargalo que provocou a demora.
Qual é a importância do fluxo de processos?
Ter fluxos de processos estruturados e visíveis para todos da equipe garante uma série de vantagens. Essa característica estimula a colaboração entre profissionais, facilita a identificação de problemas e a otimização de processos. Confira alguns benefícios abaixo:
Visibilidade do contexto das tarefas
A visibilidade que o fluxo de processo traz ajuda a controlar os processos e dar a eles mais previsibilidade — algo indispensável, principalmente aos gestores. Podendo visualizar a execução de um processo inteiro, etapa por etapa, fica mais fácil reorganizá-lo circunstancialmente ou permanentemente, dependendo do problema.
Outro fator importante é o aumento da colaboração entre os profissionais envolvidos. Se uma fase está se mostrando um gargalo, é possível que colegas sejam deslocados para ajudar, ou se ofereçam voluntariamente.
Rápida identificação de problemas
Identificar problemas o mais rapidamente possível é, sem dúvida, uma vantagem. No longo prazo, essa habilidade torna mais fácil encontrar oportunidades para otimizar os processos ou reorganizá-los completamente de maneira a torná-los mais eficientes. Também evita erros repetidos.
Onboardings e treinamento mais ágeis
Com processos estruturados, o tempo de onboarding e treinamento de novos colaboradores pode ser reduzido. Afinal, fica mais fácil explicar para um recém-contratado o que ele deve fazer e quais são as próximas etapas quando a organização toda tem clareza sobre as tarefas envolvidas. E esses dois processos de RH são fundamentais para que a falta de profissionais qualificados não seja um gargalo em outros departamentos.
Preparo para automações
Um fluxo de processo torna esse processo organizado, repetível e destrincha todas as suas tarefas, fases e atribuições. Essa análise é o primeiro passo para criar automações que possam acelerar a execução desse processo, beneficiando toda a equipe.
Automações podem ser configuradas a partir de ferramentas digitais. A automação low-code, como é a do Pipefy, é a mais fácil de manipular. Isso porque ela faz parte de uma interface intuitiva e visual, onde basta arrastar e soltar ícones para configurar regras de automação.
Quais são os principais tipos de fluxograma de processos?
Um fluxograma de processos é uma representação gráfica de uma sequência de tarefas a ser executada para a obtenção de um resultado esperado. Ele é composto por símbolos e gráficos, que sequenciam as etapas processuais de forma lógica, demonstrando como os processos devem ser executados.
Suas principais finalidades incluem modelar e mapear processos, padronizar suas etapas e tarefas e, com isso, facilitar sua compreensão e otimização permanente. Os fluxogramas podem ser de dois tipos:
Linear
O fluxograma de processo linear representa a sequência de tarefas e seus pontos de decisão ao longo do processo a serem cumpridas. Trata-se de uma opção mais abrangente, que ajuda a reconhecer falhas e pontos de aprimoramento. Seu principal objetivo é estruturar e gerar compreensão em torno de um determinado processo.
Funcional
Assim como o organograma funcional, o fluxograma funcional divide um processo entre diferentes times de uma mesma organização. Ele é voltado aos procedimentos que preveem a atuação de diferentes áreas, mas que têm apenas um fluxo de entradas e saídas. Sua finalidade é justamente conectar tarefas e melhorar a interação entre as equipes que lidam com as tarefas em diversos segmentos.
Como montar um fluxo de processos organizado?
O fluxo de processos geralmente é representado por meio de um diagrama, o fluxograma de processos. Seu objetivo é tornar todas as etapas mais compreensíveis para os profissionais envolvidos.
Ao longo da criação desse esquema gráfico, os profissionais dos times também têm a oportunidade de estipular nos processos melhorias e correções que favoreçam sua produtividade.
Para criar um fluxo de processos, algumas etapas importantes precisam ser cumpridas a fim de que tudo ocorra da mais adequada e inteligente. Sugerimos as medidas a seguir:
1. Liste atividades, envolvidos e prazos
Antes de determinar seu novo modelo de organização, você deve primeiro listar como as atividades acontecem na empresa no momento presente. Sendo assim, registre as sequências de tarefas, os fluxos de aprovação, os encarregados de cada etapa, os prazos de entrega, os resultados esperados e assim em diante.
Pode ser que um mesmo processo tenha diversas formas de ser realizado. Portanto, é importante convocar os líderes e profissionais experientes de cada setor e formar um time multidisciplinar para confirmar de que modo os trabalhos geralmente são feitos.
A ideia dessa etapa é que o mapeamento atual seja o mais realista possível. Mesmo que oportunidades de otimização se tornem imediatamente evidentes nesse momento, é importante registrar como as tarefas são realizadas primeiro para, no futuro, fazer os ajustes necessários.
2. Organize os documentos das áreas
As diferentes áreas responsáveis pelo processo, ou os setores com processos interdependentes, reúnem documentação própria sobre esses processos. Esses documentos geralmente contêm dados valiosos sobre os métodos adotados na organização, e devem ser organizados como parte da criação do fluxo de processo.
Levando em consideração que cada atribuição será prevista no fluxograma, e que cada etapa pode gerar um documento específico (como uma proposta comercial, um relatório de marketing, um contrato, um termo etc.), procure direcionar esses documentos corretamente aos interessados após a coleta das informações de sua organização.
3. Identifique onde o processo começa e onde ele termina
Todo processo possui “fronteiras”, ou seja, um início e um fim bem definidos. É fundamental saber exatamente onde as etapas começam e quais são os resultados obtidos a partir de cada uma delas, pois é isso o que define o ciclo processual .
Prever o ponto de partida e o término dá uma boa base para que as fases a serem seguidas sejam mais bem definidas. Também evita que os profissionais envolvidos se confundam na hora de reconhecer as tarefas que compõem o fluxo, inserindo atividades irrelevantes ou não relacionadas aos seus objetivos.
4. Proponha melhorias
Quando todas as atividades e demandas são listadas, seus documentos são organizados e as fronteiras são identificadas, é chegado o momento de definir as melhorias para o novo diagrama de fluxo de processo.
Converse com gestores e participantes dos processos sobre gargalos, analise com calma o fluxograma montado e defina metas.
5. Teste as mudanças
Depois de bastante observação, e de implementadas melhorias, é hora de testá-las! Os resultados podem levar um pouco de tempo até que os profissionais envolvidos se acostumem com a nova “cara” do processo, mas podem funcionar muito bem a médio e longo prazo.
A partir das metas definidas na etapa anterior, avalie se os ajustes trouxeram eficiência e resultados. Caso contrário, é hora de voltar para o final da etapa 3 e recomeçar o processo de reconhecimento e eliminação dos gargalos.
Como desenhar um fluxograma de processos?
Existe uma série de símbolos mais comuns quando falamos em fluxogramas. Separamos aqui os mais básicos para ilustrar como funcionam os diagramas de workflow.
No entanto, outros símbolos além destes foram padronizados pela American National Standards Institute (ANSI) e pelo International Organization for Standardization (ISO). Por causa dessa padronização, as figuras representadas estão em inglês.
Exemplo de um fluxograma de processos organizado
A seguir, confira dois exemplos de fluxogramas construídos com os símbolos descritos. Repare que cada fase do processo tem uma breve descrição, importante para a compreensão prática do gráfico.
Fluxograma de vendas (em inglês)
Fluxograma de contas a pagar
Como as automações podem melhorar os processos da sua empresa?
Toda empresa que já passou pela transformação digital sabe que automações fazem a diferença em seus processos. Usando-as para substituir o trabalho manual de funcionários, você garante uma execução mais limpa e padronizada do processo — ou seja, com menos erros e mais velocidade.
Imagine um processo de recrutamento de uma empresa de atendimento ao cliente. Agora, pense que se trata de um projeto que precisa exclusivamente de falantes de francês — para atender clientes da França.
As automações podem, por exemplo, eliminar do processo seletivo e enviar um email de atualização aos candidatos que admitiram não ter nível avançado de francês, ou que não enviaram o comprovante de proficiência pedido. Pense no tempo que um analista de RH vai economizar ao não precisar abrir cada ficha de inscrição e procurar essa informação.
Automações trazem mais eficiência e previsibilidade para os processos, e podem ser sempre otimizadas de forma a melhorar seu desempenho cada vez mais. Graças às automações configuradas com Pipefy:
- A Lacoste passou a processar reembolsos usando a metade do tempo de antes.
- A CTA Smart alavancou suas vendas em 300% em um ano e meio.
- A Dasa aumentou sua eficiência em quase 300% automatizando demandas de supply chain.
